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Es cierto que muchas organizaciones tienen asimilada la capacidad de teletrabajar por motivos diversos y complementarios como: el ahorro de costes, la flexibilidad laboral, la mejora de la productividad y promover la conciliación familiar; esa posibilidad se ha convertido, en las últimas semanas, en una verdadera necesidad. Obligados, sin lugar a dudas, por el confinamiento sobrevenido por el COVID-19.

Sin embargo, tal y como explicábamos en nuestro anterior post, sobre Continuidad en los entornos educativos - que es una de las aplicaciones prácticas del teletrabajo-, garantizar la seguridad se ha convertido en un factor esencial, ya sea con el control de la participación en las reuniones o el almacenamiento de las grabaciones de vídeo de las mismas, entre otras medidas. Así, la seguridad a la hora de colaborar es y debe ser mucho más que eso.

En este sentido, es necesaria una solución de colaboración que, por mucho que sea robusta, fiable y segura, como por ejemplo la solución Microsoft Teams (ya que hereda toda la seguridad de la plataforma Azure), es necesaria también una concienciación sobre el empleo de las herramientas tecnológicas en nuestro día a día; y sobre cómo manejamos tanto la información como nuestros dispositivos.

¿Cuánto se teletrabaja en España? ¿Tenemos cultura de teletrabajo?

Según los últimos datos de EUROSTAT, el porcentaje de españoles que ocasionalmente teletrabaja es de tan sólo un 3,5%, frente al máximo del 31,3% de Suecia o la media Europea del 10,8%.

Si cambiamos los parámetros del estudio (el enlace nos permite jugar un poco con la consulta en tiempo real, en análisis por franjas de edades, modalidad laboral o división por sexos), y ahora nos ceñimos a los que lo realizan habitualmente, los resultados mejoran: España 4,8%, Holanda y Finlandia comparten el máximo del 14,1%, y la media europea se queda en el 5,3%.

Aunque no se dispone todavía de cifras oficiales actualizadas sobre el impacto real de COVID-19 en el teletrabajo, es fácil imaginar que las cifras se habrán disparado. Inmersos todos en un escenario que va a marcar un antes y un después en nuestros hábitos sociales y laborales. Y ahora es el momento de plantearnos una oportuna reflexión: ¿Tenemos cultura de teletrabajo?

Nuestras recomendaciones: Piensa seguro y actúa de forma segura.

El teletrabajo rompe muchas barreras para facilitar la actividad, allá donde la tecnología pueda darnos la cobertura necesaria. Pero también nos debe hacer reflexionar sobre determinadas políticas, prácticas y procedimientos; por su impacto en la seguridad y la privacidad de la información que manejamos. Es el momento de convertirnos en profesionales de la privacidad mientras trabajamos desde casa.

  1. ¿Tienes datos personales o de clientes almacenados en tus archivos, carpetas o correo?
  2. ¿Todavía los necesitas o puedes eliminarlos, y así ayudar a reducir el riesgo de la empresa?
  3. ¿Dispones de una herramienta o sitio que interactúe con datos personales? Quizá debas verificar los permisos para asegurarte de que no estén abiertos y accesibles para otros usuarios, ya sea un equipo compartido en familia o con otros compañeros de tu mismo equipo de trabajo.
  4. ¿Has empezado a trabajar en un nuevo proyecto o lanzamiento? Contacta cuanto antes con el equipo responsable de privacidad y seguridad, para recordarles la conveniencia de una revisión de parámetros, o incluso consideraciones sobre el propio diseño.
  5. Comunícate cuidadosamente: aprende a compartir datos confidenciales en Outlook, Teams, conversaciones de Yammer, etc. y comprende qué herramientas de colaboración son las que debes usar para diferentes proyectos.
  6. Considera la configuración de privacidad de cualquier dispositivo de los llamados “asistentes digitales” que uses en tu hogar (Alexa, Siri y Google Assistant), y utiliza tu mejor criterio cuando tengas conversaciones de trabajo sensibles cerca de esos dispositivos.
  7. Utiliza auriculares o trasládate a un espacio privado en tu casa cuando discutas sobre proyectos sensibles o compartas datos personales.
  8. Echa un vistazo a las características de protección de privacidad en Teams. Puedes desenfocar tu fondo y revisar tus canales para ver si deberían ser privados. No permitas que un espacio de trabajo desordenado te impida hacer conexiones personales con tu equipo, mientras estás teletrabajando.
  9. ¿Has enviado un correo electrónico con datos personales al cliente equivocado? ¿Has detectado un error que podría permitir el acceso a datos confidenciales? Habla con los responsables técnicos de tu organización que seguramente te podrán echar una mano.
  10. ¿Tienes activado un sistema de doble comprobación de identidad para acceder a tu cuenta? El doble factor de autenticación (MFA) es una práctica habitual para muchos servicios online, que consiste básicamente en recibir una clave por SMS en tu móvil como refuerzo de seguridad.

No cabe duda de que los procesos de transformación digital se han acelerado en muchos entornos profesionales, en cuanto a la adopción del teletrabajo; pero hay una serie de recomendaciones o buenas prácticas como éstas que conviene revisar e interiorizar.

No todas las empresas tienen asumida una cultura en torno a esta actividad. ¿Es acaso vuestra situación?

Mariel Domínguez González

Directora de la unidad de negocio Microsoft en Seidor