Cómo usar las 'Listas de tareas' para mejorar tu rendimiento

Un día más… tengo mi lista de “cosas a hacer” delante de mi según empiezo el día… me pongo con ello… pasan las horas… trabajo duro y…al final del día… ¡Oh sorpresa!… no solo no la he completado sino que se ha incrementado…

¿Te suena de algo este episodio?… Seguramente sí… al menos estoy segura de que a todos nos ha sucedido en algún momento.. Y entonces…¿dónde está el truco?… ¿Sirven las listas?… ¿Sabemos manejarlas?… ¿Son una herramienta correcta?…

Tu Lista de Productividad

Se ha escrito mucho sobre este punto en lo referente a productividad y gestión personal. Hay quienes dicen que no sirven para nada a excepción de provocar un sentimiento de frustración acumulado… hay quienes las defienden fervientemente… Personalmente creo que, como la mayor parte de las cosas de esta vida… el punto medio suele ser el más correcto… aprender a usarlas de la forma más conveniente creo que es la clave.

En este sentido quizás lo más sencillo sea aprender de las lecciones que aquellos que las usan con éxito puedan compartirnos y eso es lo que pretendo recoger en este artículo.

Construye tu lista al inicio del día reflejando como máximo 4-5 asuntos o tareas que ese día quieras hacer… no necesariamente urgentes pero si importantes… y a lo largo del día asegúrate de que tienes la lista presente para que al final del día hayas podido tachar esas 4-5 tareas y no pasarlas simplemente al día siguiente.
A lo largo del día… planifica momentos de descanso… hay quien comenta que lo ideal es 90 minutos de concentración máxima y un parón de 5-15 mins donde hagas una tarea completamente diferente que “cortocircuite” tu mente. Hay quien recomienda periodos de 30 minutos de concentración máxima en una sola tarea y descansos de 5 minutos entre cada periodo… Busca lo que creas que sea mas eficiente para ti.
Otra alternativa es organizar tu lista en secciones… Por ejemplo, una sección son las llamadas que tengas que hacer en el día (lo antes posible o en las horas a las que te hayas comprometido), una segunda sección pueden ser aquellas pequeñas cosas que puedes hacer rápidamente y una tercera sección, las más importante, la relativa a proyectos = todas aquellas tareas que van a proporcionarte entrada de ingresos en tu negocio. Esta parte puede ser que crezca a lo largo del día porque se nos vayan ocurriendo nuevas ideas o matices… Genial!! Puedes clasificar esta tercera sección en tareas A, B y C ..siendo las tareas A aquellas que son verdaderamente cruciales y tienen una fecha concreta para ese día (algunas veces algunas de estas tareas importantes pueden ser B si realmente puedes pasarla a otras fechas sin consecuencias)
Una recomendación… crea esas listas en papel…impresas… algo que puedas realmente tachar o eliminar al final del día…esa sensación es genial!
Puedes también crear diferentes tipos de listas. Un ejemplo (Jim McCann) para tu negocio: lista de cosas que tienes que hacer hoy + lista de cosas mas generales a hacer + lista de proyectos + lista de ideas a largo plazo.
Hazte preguntas: ante de poner una tarea en tu lista de “hoy” hazte la pregunta de si realmente esa tarea necesita ser hecha hoy o no.
Usa tus listas no solo para el día a día sino también para tomar conciencia de cómo estas usando tu tiempo; al revisarlas podrás darte cuenta de en que y como empleas tu tiempo y en qué actividades te enfocas y cuál es su rendimiento.
No conviertas tus listas en un motivo de frustración... En ocasiones en nuestras listas solo aparecen aquellas tareas repetitivas que posiblemente no sean las más apetecibles de nuestro trabajo… Ciertamente esas tareas están y deben ser realizadas pero…¿qué tal si también incluyes en esa lista aquellas tareas o ideas que reflejan tus acciones para alcanzar tus verdaderos propósitos?…Se trata de planificar las tareas que hacen que te sientas bien porque te ayudan a avanzar hacia tus metas… Requiere esfuerzo de nuestra parte pero…merece la pena!

Mencionados estos puntos relativos a las listas como tal, hay también algunos hábitos directamente relacionados que podemos incorporar para mejorar aun más nuestra gestión y organización personal:

Es necesario que tengamos identificados cual es nuestro estilo de trabajo…es decir.. en que momentos tenemos más energía para organizar bloques de tiempo para realizar las tareas que requieren de mayor atención . Si identificamos que tipos de tareas hacemos mejor en que momentos podemos diseñar una “lista” a nuestra medida.
Busca algún método (digital / físico) para registrar de forma real cuanto tiempo empleas en cada tarea de las que haces cada día. De esta forma tomarás conciencia de en qué usas tu tiempo realmente y en que te enfocas y, por otra parte, con esta información puedes asignar tiempos reales a cada tarea en tus listas y no hacerte “trampas al solitario” y/o llegar al final del día con la mitad de la lista pendiente. Un consejo: añade siempre un pequeño porcentaje extra al tiempo que hayas estimado
Adecua tus listas diarias al contexto del día que tengas por delante... no es igual un día donde tengas varias reuniones de trabajo con otras personas y/o clientes que un día en el que tengas varias horas disponibles en tu oficina. Adecua tus tareas a tus disponibilidades reales
Asegúrate de que en tu lista diaria, las prioridades se asignan a aquellas tareas que te aseguran que cumples con los compromisos que otros esperan de ti (tu jefe, tus colaboradores, etc…) de manera que el resto del tiempo puedes dedicarte a tareas más relacionadas con tu propósito más directo
Crea tus “momentos mágicos”… un truco… si pones en la lista en las primeras posiciones las tareas que sabes que son rápidas y que vas a cumplir sin dificultad, en la medida en que vas tachando y cumpliendo, tu grado de motivación aumenta y pareces tener mas energía y mas capacidad el resto del día. ¡Pruébalo!
Aprendamos a delegar… a veces nos parece que todas las tareas deben ser realizadas por nosotros..¿De verdad?… analízalo, piensa si no hay otras alternativas disponibles y toma acción al respecto!

Recuerda…estar ocupado es sencillo...ser eficiente y alcanzar tus metas es lo mas duro… Aunque…¡Posible! Incorpora algunos de estos trucos a tu rutina diaria y verás con alegría como cambian tus resultados de productividad.