Para escalar el crecimiento de una pyme o para ser más eficiente en caso de una reducción drástica del volumen de negocio, Datisa recomienda poner a punto el negocio con estas cuatro ideas:
Se trata de eliminar aquellas actividades, procedimientos, tareas y funciones que no aporten valor y, con ello, incrementar la eficiencia operativa, agilizando los procesos. Eficiencia que también tendrá que ver con la utilización de los recursos necesarios. Ni más ni menos. Pero esto es solo una parte de la ecuación que hay que resolver para escalar el negocio a futuro.
Por otro lado, es importante estandarizar los procesos para hacer que todas las áreas del negocio funcionen bajo unos criterios lógicos. Ya sea el área comercial, financiera o el propio almacén, todos los entornos deben operar bajo criterios específicos. Y, en términos generales, esos procedimientos deberán apuntar hacia la minimización de los costes y hacia la eficiencia operativa. El procedimiento que se escoja deberá también ser replicable.
Aunque puede parecer una contradicción después de hablar de estandarización de procesos, lo cierto es que las empresas necesitan de altas dosis de flexibilidad tanto para hacer crecer sus negocios como para facilitar su contracción en caso de necesidad. Las empresas deben poderse adaptar a las necesidades del momento y a eso ayuda a que haya una cultura flexible y ágil que nos permita reaccionar con rapidez ante cualquier cambio.
Por lo tanto, lo importante, en cualquier caso, es identificar las necesidades específicas de cada entorno, cliente o línea de negocio y establecer procedimientos estandarizados, pero con la suficiente elasticidad como para que puedan adaptarse con rapidez a los cambios.
La falta de integración de información y/o de procesos es uno de los puntos débiles de cualquier negocio. Y, es, además, uno de los problemas que más veces se detectan en el entorno de las pequeñas y medianas empresas. La forma en la que se manifiesta esta falta de integración operativa tiene que ver, por ejemplo, con la formación de cuellos de botella, tanto en los entornos de producción, como en el propio departamento comercial, incluso financiera, que provocarán retrasos tanto en las órdenes de trabajo clave, como en la presentación de facturas, la gestión de pedidos, etc.
Por lo tanto, lo más importante es impulsar una visión sistémica que permita el acceso de la información para que todos los agentes y entornos implicados, de manera sencilla, segura y rápida. En este sentido, aunque los sistemas ERP facilitan esta integración, hay que tener en cuenta también, que es importante la formación. Es decir, dotar a todas las personas implicadas de la capacitación y habilidades necesarias. En otras palabras, las pymes deberán diseñar procesos end to end y formar a los empleados para implementarlos con éxito.
De la misma que manera en que todas las áreas deberían tener acceso a la información integrada, los datos de cada entorno deberían tener la visibilidad adecuada a cada elemento de la organización. Cada área debería de disponer de la información necesaria para sus funciones. Por ejemplo, un director de operaciones que quiere saber cuál es la previsión de la demanda que ha hecho el equipo comercial para poder planificar, al mismo tiempo, su producción. O, un director financiero que necesita conocer las previsiones financieras para garantizar la liquidez del negocio a medio plazo.
Los informes financieros que proporciona un ERP facilitan esta tarea y hacen que la toma de decisiones para escalar el crecimiento o contracción del negocio sea también más sencilla.
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