El control del licenciamiento de software en cualquier organización no es una cuestión trivial. Y no sólo es un asunto relevante por el riesgo que supone una posible sanción ante una auditoría de software, sino por los ahorros que podrían derivarse si estos activos se gestionan adecuadamente.
En muchas empresas se cuenta con contratos de licencias por volumen (la forma más sensata de adquirir software, sin duda alguna) y la letra pequeña de estos contratos incluye la capacidad del fabricante para auditar periódicamente nuestros activos. No hay manera de evitarlo.
Si ya has pasado por el trance de una auditoría de este tipo (el engorroso formulario Deployment Summary de Microsoft, por citar el más habitual), habrás podido comprobar el tiempo que consume cualquiera de ellas.
El objetivo está claro: se tienen que cuadrar las compras OEM y los diferentes contratos de licencias por volumen con tu parque informático, incluyendo todos los servidores y equipos cliente. A lo que hay que sumar los servicios online de pago por uso. Todo debe cuadrar. Y conforme más grande y más extendida sea la organización, la complicación va en aumento.
El tener las licencias en orden es algo que casi nadie lleva al día. Y lamentablemente los fabricantes tampoco facilitan mucho la tarea. Ni ellos mismos controlan a ciencia cierta los contratos y las combinaciones de on-premise y cloud bajo una misma herramienta.
De hecho, este nuevo panorama híbrido complica aún más el control que deberíamos tener sobre nuestro software. Precisamente por la ausencia de una herramienta realmente integrada que nos permita de un vistazo tener todo contrastado.
Es más… el control no sólo nos va a permitir regularizar aquellos puestos que estén mal licenciados, sino también ajustar mejor los contratos de tal manera que eliminemos aquellas que realmente no sean necesarias.
Ciertamente llevar todo esto a cabo requiere dedicación y conocimiento de las diferentes opciones de adquisición y alquiler de software, y un responsable de IT ya tiene bastante con atender el día a día de la organización. Precisamente por las prisas con las que muchas veces nos piden las cosas, no es de extrañar que se produzcan situaciones en las que sobren cosas por estar duplicadas o por entrar en desuso.
Lo mejor sin duda es externalizar la gestión o al menos apoyarse en una organización realmente preparada, con experiencia y formación continua en este terreno tan cambiante.
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