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La externalización de servicios de IT está en auge, y los estudios nos indican que en los próximos años la tendencia de los responsables de IT será potenciar el outsourcing más allá de lo realizado hasta el momento.

No obstante,  no se debe olvidar que para obtener unos resultados óptimos del proceso de externalización resulta de vital importancia tener muy presentes algunos aspectos y lecciones aprendidas hasta el momento.

El primero de estos aspectos lo encontramos en la fase inicial del proceso: la contratación. Y es que quizás nos encontremos ante la fase más importante de todo el servicio, y que es aquí donde se definen los requerimientos que tenemos -los que le pediremos a los proveedores licitantes-, los acuerdos de nivel de servicio que van a permitir y facilitar la gobernanza del servicio, la definición de las fases de ejecución y el plan de transición. A menudo, las prisas nos hacen pasar por alto alguno de estos aspectos o bien no definirlos con todo el detalle y precisión que merecen, definición que, recordamos, va a ser válida por cuatro, seis u ocho años.

La relevancia de esta la fase inicial de licitación y contratación queda en evidencia ante el gran número de empresas que optan por recurrir a un asesor externo. Aunque también es verdad que los datos evidencian que este asesor externo también sigue acompañando a estas empresas en las sucesivas fases del ciclo de vida de la externalización (transición, transformación, ejecución y devolución del servicio)  al añadir un alto valor , evitar problemas de gobernanza y ser un claro factor de éxito en los procesos de outsourcing.

En cuanto a otros aspectos a tener en cuenta en la definición de estrategias de externalización resaltar los referentes a la legislación o regulación, ya que éstos pueden llegar a presentar efectos negativos en las empresas y los consumidores. En la actualidad, las iniciativas gubernamentales están más a favor del offshoring que de volver a concentrar las funciones en los países de origen. En el otro extremo encontramos las cada vez más restrictivas regulaciones respecto a la privacidad y propiedad de la información que hacen difícil, en ocasiones, que las organizaciones puedan implantar modelos de negocio basados en la externalización.

Los avances en la tecnología con modelos como el Cloud Computing o los procesos de negocio como servicio (SaaS, PaaS, IaaS, BPaaS) reducen, aunque no eliminan por completo, la importancia de la localización física del proveedor de externalización, aunque por otro lado hacen más complejo, si cabe, los procesos de certificación de LOPD, Transferencia Internacional de Datos, etc.

Por todo ello, y ante la imparable apuesta de las organizaciones por la externalización de sus procesos, sobre todo en ámbitos como la Tecnología de la Información, Legal, Real Estate & Facility Management, etc, debido a los beneficios que comporta, no debemos perder de vista que, para este proceso sea un éxito y aporte verdadero valor a la organización, muchos aspectos deben tenerse en cuenta. La rigurosidad en la definición y ejecución del servicio son claves en los procesos de externalización.

Carlos Grijalba, senior manager de Deloitte