Planificación óptima de personal en establecimientos de gran consumo

Las grandes cadenas de supermercados como Mercadona, Lidl, Grupo Día o Carrefour cuentan con aproximadamente un total de 20.00 establecimientos de retail de gran consumo según el último estudio de CESCE. Estas compañías emplean a cientos de miles de personas, por ejemplo, Mercadona cuenta con más de 85.000 trabajadores en sus más de 1.600 establecimientos.

Como veíamos en el artículo anterior, desde la aplicación del estado de alarma en España, la demanda en los supermercados ha crecido tanto en establecimientos como en pedidos online. Hecho que ha obligado a estas empresas a tomar medidas excepcionales para poder garantizar el abastecimiento de la red de tiendas y los pedidos a domicilio. Entre las diferentes medidas aplicadas para garantizar el abastecimiento, han tenido que reforzar el personal en establecimientos de gran consumo y en distribución.

Tal y como comentaban Pedro Gil (Director de Transporte en Día Group) y Ana González (Directora de Logística en Procter & Gamble) en uno de los últimos eventos del CEL (Centro Español de Logística), las cadenas de retail de gran consumo y sus proveedores no estaban preparados para este aumento desproporcionado de la demanda. Esta situación ha dejado al descubierto varios puntos de mejora que se deben trabajar si no se quiere caer en los mismos errores en ocasiones futuras.

Cómo pueden las tiendas planificar de forma óptima su recurso más valioso: sus empleados

A la hora de dimensionar los equipos, planificar el personal y asignar los diferentes horarios y tareas a los empleados, nos encontramos con ciertas cuestiones difíciles de resolver sin ayuda de herramientas tecnológicas:

¿Cuál va a ser la actividad futura de mis establecimientos de gran consumo?

¿Cuál es el dimensionamiento de personal necesario para cubrir esa demanda?

¿Cuál es la mejor forma de planificar y asignar a los empleados, teniendo en cuenta sus skills y preferencias, la demanda o los costes?

Estas preguntas pueden resolverse de manera automática utilizando una solución con capacidades analíticas avanzadas que ayude a las cadenas de suministro a cumplir con sus objetivos de responsabilidad, sostenibilidad y rentabilidad.

Para conseguir una gestión adecuada de personal en las tiendas, maximizando la cobertura horaria en función del flujo de clientes en cada momento, se necesita una herramienta capaz de:

Predecir la demanda para adelantarse a las necesidades de personal: se ha convertido en una absoluta necesidad en un mercado cambiante. Ahora más que nunca es primordial poder adelantarse a los cambios de demanda para dimensionar correctamente las tiendas, y contar con el número de empleados adecuado en cada momento, dependiendo de la necesidad de los establecimientos.

Automatizar y optimizar la planificación del personal: la herramienta debe contar con un potente motor de optimización, capaz de generar planificaciones óptimas de manera automática, siempre buscando maximizar la cobertura y minimizar los costes. Teniendo en cuenta restricciones, habilidades, rendimiento, tipos de contrato, etc.

Simular distintos escenarios y cambios: contar con un módulo de simulación es extremadamente útil a la hora de comparar y validar diferentes escenarios de demanda y planificación. Además, permite conocer el alcance de un posible cambio antes de implementarlo.

Facilitar la gestión de cambios del día a día: debe contar con un sistema fácil de usar por parte de gerentes y empleados, que sirva como nexo de comunicación de turnos y peticiones entre ellos. Los empleados reciben sus horarios y tareas con antelación suficiente y pueden solicitar cambios de turno, vacaciones, días libres o preferencias, y los gerentes pueden gestionar estas peticiones en tiempo real. Además, los parámetros y restricciones horarias deben poder cambiarse fácilmente.

Replanificar de manera óptima en tiempo real: la herramienta debe ser capaz de adaptar las planificaciones y asignaciones de horarios y tareas ante cualquier cambio, de forma óptima y en tiempo real. De esta manera, si un gerente acepta la petición de días libres de un empleado, ese turno se reasignará de manera óptima, comunicando los cambios en todo momento a los implicados.

Aunar toda la información relacionada con la gestión del personal en una única herramienta: centralizar toda la información relativa a la gestión y planificación de empleados en un mismo sistema, facilita su análisis. Además, contar con una arquitectura flexible basada en microservicios e integrada con una plataforma Big Data, no sólo centralizará la toma de decisiones, si no que reducirá riesgos y minimizará los costes de mantenimiento.

¿Cómo podemos ayudarte en decide?

En decide contamos con una larga experiencia en el desarrollo e implementación de soluciones de planificación y gestión del personal para distintas industrias. En sectores como: energía, transporte, sanidad, banca, seguros, servicios y retail. Lo que nos da un conocimiento de negocio profundo sobre las necesidades de previsión, dimensionamiento, y planificación optima de personal.

Nuestro objetivo es resolver problemas de optimización a través de diferentes estrategias, con un enfoque metodológico orientado a minimizar los riesgos de implantación y garantizar el cumplimiento de objetivos de cada cliente.

¿No dispones de una herramienta de planificación y gestión de personal?

Te asesoramos. En decide podemos analizar tu situación actual y enseñarte cómo mejoraría el rendimiento de tu empresa en caso de implementar una solución de optimización y planificación de los recursos humanos.

¿Tienes una herramienta de planificación y gestión de personal, pero no tiene motor de optimización?

En decide podemos desarrollar e integrar un motor de planificación a tu herramienta de gestión de personal. ¿Tienes ya un sistema WFM que no quieres abandonar, pero necesitas que optimice las planificaciones, que prediga la demanda de manera más precisa o que te permita simular diferentes escenarios de demanda? Podemos ayudarte.