La gestión de documentos contribuye al incremento de la eficiencia y la productividad de las organizaciones. Los documentos permiten:
* Realizar sus actividades de manera eficaz, ordenada y responsable.
* Respaldar y documentar la toma de decisiones.
* Cumplir con los requisitos legislativos y reglamentarios
* Proporcionar protección y apoyo en litigios.
* Proteger los intereses de la organización, de sus empleados y sus clientes.
* Aporta evidencias de sus actividades, manteniendo la memoria corporativa.
La adopción de un sistema de gestión es una decisión estratégica en la dirección de la organización. El diseño y la implementación de un sistema de gestión documental afecta diferentes necesidades, objetivos, servicios que proporciona, procesos que emplea, tamaño y estructura.
Para lograrlo las organizaciones deben establecer y llevar a término un programa de gestión de documentos que incluya los siguientes principios:
a) Determinar los documentos que deben ser creados en cada proceso y qué información es necesario incluir en ellos.b) Decidir la forma y la estructura con la que los documentos deben ser creados y capturados y las tecnologías aplicables.c) Determinar los metadatos que se deben crear con cada documento y en los procesos documentales y cómo deben ser vinculados y gestionados de forma constante.d) Determinar los requisitos para la recuperación, uso y transmisión de los documentos entre procesos y otros usuarios, y durante cuánto tiempo deben mantenerse para satisfacer esos requisitos.e) Decidir cómo organizar los documentos para satisfacer los requisitos de uso.f) Valorar los riesgos por fallo para los documentos vitales de cada actividad.g) Conservar los documentos y hacerlos accesibles en todo momento, para cumplir con los requisitos de la organización y las expectativas de la colectividad.h) Cumplir con los requisitos legales y reglamentarios, y con las normas y políticas organizacionales aplicables.i) Asegurar la conservación de los documentos en entornos seguros.j) Identificar y evaluar las oportunidades para proporcionar la eficacia, eficiencia o calidad de los procesos, las decisiones y las acciones resultantes de una mejor creación o gestión de los documentos.
Las herramientas que ofrecen las tecnologías de documentación permiten potenciar la gestión del conocimiento en las empresas, apoyando en la recolección, la transferencia, la seguridad y la administración sistemática de la información. Los sistemas de Gestión Electrónica de Documentos (GED) contienen las siguientes funciones:
Creación y captura de documentos electrónicos.Registro automatizado de documentos.Administración de flujos de trabajo.Almacenamiento de la información.Difusión de documentos.Gestión de comunicaciones e intercambio de información.Sistemas de búsqueda y recuperación documental.Formatos de salida de documentos variados.
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