Empezamos el artículo como ya es habitual. Uno de los recursos más importantes en una empresa son las personas que trabajan en ella. Por ello, la mala integración de una persona en la empresa conlleva múltiples pérdidas de todo tipo, tanto cualitativas como cuantitativas. Cada vez que se incorpora un empleado a un equipo de trabajo, ha de tenerse en cuenta que necesitará un tiempo de adaptación a la empresa, al puesto, a la tarea, a los sistemas y a los compañeros.
Hay algunos trabajos serios que demuestran que la calidad del proceso de acogida del trabajador incide directamente en su rendimiento hasta más de 3 años después de su incorporación. Para evitar este tipo de situaciones, hablamos del onboarding. Tradicionalmente, se hablaba de proceso de acogida o proceso de incorporación, pero el concepto de onboarding es algo más amplio. Posee una perspectiva más estratégica, de medio plazo.
El proceso de onboarding, también conocido como inducción de personas, se ocupa de la incorporación de personas a la plantilla de una empresa. Se trata de preparar la llegada de nuevos empleados, con la finalidad de que comprendan el funcionamiento de la compañía, se integren con sus nuevos compañeros y se sientan cómodos con su nuevo lugar de trabajo.
Este proceso solía ser presencial, pero actualmente puede estar fuertemente ayudado por la digitalización. Desde www.adelantta.es hemos digitalizado números procesos de acogida, con protocolos bien diseñados y rentables. En empresas tradicionales muy dispersas geográficamente y dónde resulta imposible atender personalmente a cada empleado que se incorporara a las mismas, es casi una imposición tener que utilizar el apoyo del canal digital.
El objetivo del onboarding es que las nuevas incorporaciones se acomoden a la mayor brevedad posible a la empresa. La idea es que tanto la productividad como la satisfacción se agilicen, acelerando la curva de aprendizaje, reduciendo la improductividad inicial y mejorando el ROI (Retorno de la Inversión) del trabajador.
No es solo una cuestión de números. Si el proceso se hace correctamente, es probable que el trabajador se encuentre más cómodo y satisfecho, desarrollando actitudes favorables a permanecer en la empresa. Se pretende, por tanto, mejorar la curva de aprendizaje y la permanencia de los nuevos empleados, su compromiso con la organización.
Cuando hablamos de onboarding, nos referimos a un proceso de integración. Debemos comprender que no se trata de algo inmediato, sino que se inicia con anterioridad a la incorporación del empleado y puede llegar a extenderse un periodo de tiempo largo, hasta un año en muchas ocasiones. Se trata, pues, de un acompañamiento no solo a corto, sino a medio plazo. Las grandes áreas a contemplar son las siguientes:
El primer paso de este proceso es dar a conocer la empresa, junto con sus principales políticas, a los nuevos empleados. Esto es algo que puede iniciarse durante el proceso de contratación. De esta manera, será más fácil que tanto el candidato como el seleccionador, sepan si sus intereses encajan. Se pretende que el trabajador tenga un marco de referencia (sus condiciones objetivas de trabajo, las normas de seguridad, el modelo de negocio, los productos principales, el tipo de clientes,…). Aportará seguridad al trabajador, visión global, y evitará posibles malos entendidos o episodios posteriores desagradables.
Dentro del proceso de integración, es recomendable presentarle a sus compañeros y, especialmente, indicarle quién le podrá ayudar en cada necesidad que le pueda surgir en su día a día. No se trata tanto de presentar el organigrama formal de la organización, que también debe hacerse, como de indicar quién hace qué dentro de su entorno de sus probables relaciones futuras dentro de la empresa.
Tras hablar de la empresa y de las personas con las que va a convivir, el siguiente paso es explicar claramente al nuevo empleado qué se espera de él y cuáles son las responsabilidades de su puesto. No debemos dejar esto a la improvisación, ni tampoco darlo por hecho. A menudo, muchos de los problemas de rendimiento en las organizaciones se producen porque las personas no saben que se espera exactamente de ellas. Una buena DPT (Descripción del Puesto de Trabajo), juega un papel esencial, así como una conversación con su jefe directo, abordando las dudas que el trabajador pueda tener en los primeros momentos con total franqueza y cordialidad.
Una vez que la persona tiene claridad sobre la misión y responsabilidades de su puesto, se le presentarán las técnicas y herramientas con las que trabajará en el mismo.
Unido a lo anterior, a menudo se debe abordar un periodo de formación inicial que cubra el gap entre las competencias y conocimientos que el trabajador posee y la que su nuevo puesto demanda. En el caso de que trabaje con herramientas o metodologías propias de la organización, es bastante evidente, aunque a menudo se olvida este proceso y se deja al azar el aprendizaje de las mismas.
A veces, es complejo abordar estos periodos de formación porque las incorporaciones se producen de modo paulatino. En estos casos, indicamos de nuevo que tener digitalizada la formación, de modo que pueda realizarse en modalidad online, puede resultar una gran ventaja. Muchas organizaciones han apostado por este camino.
Como decíamos anteriormente, el proceso de onboarding no acaba en los primeros días, por lo que habitualmente es interesante plantear un plan de formación a medio plazo para ese trabajador, orientado a que alcance el máximo rendimiento y satisfacción en la posición que desempeñará en un futuro. Aunque no sea el único, es un factor clave para el tan deseado engagement o vinculación del empleado con la organización.
Los aspectos cualitativos también juegan un importante papel. Para que todas las personas de una empresa persigan un fin común, es imprescindible que los empleados los conozcan.
No debemos olvidarnos de dar a conocer la cultura empresarial, los valores, los objetivos, las metas… No siempre es fácil, ya que a menudo no está claramente explicitado.
En todo caso, conviene ser consciente de que la falta de comunicación formal por parte de la empresa en este sentido, hará que otros trabajadores (no siempre aquellos más indicados) asuman el liderazgo de decirle al nuevo “como se hacen las cosas en la empresa y como nos relacionamos aquí”.
El onboarding es un proceso que precisa una comunicación continua con el empleado para conocer el avance de su integración y saber si necesita apoyo, evitando dejarlo solo y asegurándonos de que el progreso es el adecuado. Herramientas que tradicionalmente no se asociaban a los procesos de acogida, pueden jugar un papel importante en determinados puestos si se contempla la integración del empleado desde una perspectiva más amplia y un horizonte a medio plazo (como las entrevistas de consejo profesional, la evaluación de desempeño, la identificación del talento, el mentoring, el coaching,…).
Como hemos visto, el onboarding, si se aplica correctamente, facilita la captación y la fidelización del talento. Comienza su andadura dentro del área de selección de personal, pero desde esta idea de gestión del talento, rompe con el concepto equivocado de que la incorporación del nuevo trabajador termina con el proceso de selección y contratación.
Un proceso de onboarding bien diseñado reduce los periodos de aprendizaje, aumentando productividad, rendimiento y mejorando el ROI del trabajador. Pero lo más importante, un proceso realmente bien diseñado mejora la satisfacción, el engagement y evita costes por rotación no deseada, que impiden recuperar la inversión realizada en RRHH en muchos casos y dificultan enormemente el crecimiento de algunas organizaciones intensivas en personas.
Cuando una empresa se preocupa de este proceso, demuestra un fuerte compromiso con las personas que trabajan en ella. Supone un esfuerzo, sin duda, pero se recogen los frutos, con creces. A menudo, se obtiene la reciprocidad en el compromiso con el proyecto por parte de los trabajadores. Un aspecto muy importante, donde la Dirección de Recursos Humanos en un player fundamental.
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