Este artículo es un resumen del webinar sobre BPM que impartió Adriano D’Ambra (BPM Senior Consultant at decide4AI) hace unos días sobre Transformación del Negocio. El webinar comenzó con una explicación de qué es realmente la Transformación Digital, errores comunes sobre la disciplina, cómo se puede llevar a cabo realmente, y qué tecnologías se pueden aplicar para dar velocidad y ejecución real a esa Transformación del Negocio.
En primer lugar, Adriano comentó que él personalmente prefiere el término Transformación del Negocio, ya que el término Transformación Digital es erróneamente entendido como el paso de algún proceso o estructura de analógico a digital, lo que realmente sería digitalización.
Por ejemplo, si tienes los contratos de tu compañía en papel y los pasas a documentos en tu ordenador, eso sería digitalización, pero no Transformación Digital. Este cambio no ha supuesto una Transformación del Negocio, sigues consultando esos documentos de la misma manera, pero en un entorno digital.
Para que haya una verdadera Transformación del Negocio, debemos: estar atentos a qué productos y servicios demandan mis clientes actuales y potenciales, tener un modelo de negocio ágil y dinámico capaz de adaptarse rápidamente ante posibles cambios, contar también con procesos de negocio ágiles y dinámicos para poder cambiar el modelo de negocio en cualquier momento.
La pandemia del COVID-19 ha dejado muy clara la necesidad de tener un modelo de negocio ágil y dinámico. Algunas empresas que fabricaban artículos no considerados de primera necesidad han tenido que frenar la producción. Sin ingresos, no podían pagar los salarios de los empleados, y han acabado con ERTE o en concurso de acreedores. Otras compañías en la misma situación se han adaptado cambiando sus procesos para producir otros artículos considerados esenciales o de seguridad contra el virus.
Tenemos 3 ejes principales de la Transformación del Negocio: valor e innovación, tecnología, y cultura y personas.
Si cualquiera de estos puntos falla, no se podrá llevar a cabo una verdadera Transformación del Negocio. Por ejemplo, puedes implementar en tu compañía la tecnología más avanzada, que si no está enfocada a ofrecer valor al cliente o al negocio, o no cuentas con una cultura de cambio e innovación en tu compañía y las personas no quieren cambiar sus métodos de trabajo, no lograrás nada.
La cultura se come a la estrategia en el desayuno. Peter F. Drucker
Debe haber una conexión dinámica entre las 3 áreas para poder hacer un abordaje completo. Si cuentas con una cultura empresarial de innovación y personas capaces de generar valor, con tecnologías que te ayudan en la modelización y automatización integral de procesos y decisiones, y buscas siempre generar valor a clientes y al negocio, incorporando al cliente en los procesos, realmente has Transformado tu Negocio.
Tal y como hemos comentado en artículos anteriores, las empresas normalmente realizan una gestión en silos. Cada departamento se gestiona de manera individual y aislada, sin existir una verdadera comunicación y conexión entre ellos. Esto provoca que los diferentes departamentos no puedan tener una visión global de lo que realmente ocurre en la compañía, y existan problemas como objetivos encontrados, duplicidad de trabajos, etc.
Lo ideal es contar con una Gestión por Procesos BPM, en la que existan procesos transversales a los que aporten valor los diferentes departamentos, con objetivos claros y una meta final alineada a la estrategia empresarial. La Gestión por Procesos BPM es una disciplina de gestión empresarial que logra transformar realmente el negocio alineando:
Los beneficios principales de la Gestión por Procesos BPM son: la alineación de los objetivos de los diferentes departamentos de la compañía con la estrategia empresarial, la disminución de riesgos operacionales, la eficacia y eficiencia en el cumplimiento de objetivos, la escalabilidad e integración de sistemas, la agilidad y dinamismo de los procesos de negocio, y la satisfacción del cliente.
La primera regla de cualquier tecnología es que la automatización aplicada a una operación eficiente aumentará la eficiencia. La segunda, que la automatización aplicada a una operación ineficiente aumentará la ineficiencia. Bill Gates
¿Cómo funcionaría entonces la Gestión por Procesos de Negocio BPM? Veamos las diferentes fases del ciclo de vida BPM y las tecnologías que aplicamos en cada una de ellas.
En primer lugar, se haría un análisis y modelización de los procesos de la compañía. Seguidamente se procedería a una primera optimización y simulación desde los propios procesos, aquellos que son de manera evidente poco eficientes, que cuentan con actividades que no aportan valor, con delegaciones eternas en la toma de decisiones, etc.
En esta parte trabajamos con cadena de valor, flujos de trabajo, recursos involucrados (sistemas y personas), aporte de calidad y simulación de nuevos aportes. Se utiliza la metodología LEAN, SixSigma, entre otras.
Después se diseñaría la mejora, se orquestaría su implementación, se integraría con los sistemas existentes y se automatizarían las actividades que no vale la pena realizar de manera manual (por ejemplo, tareas repetitivas).
En esta parte de Digital Process Automation DPA, trabajamos con plataformas de orquestación de procesos BPMS, sistemas de gestión de reglas de negocio BRMS, gestión de contenidos ECM, integración de servicios SOA – WS – API, integración de dispositivos inteligentes IoT, Robotic Process Automation RPA, o desarrollo de Front-End a medida.
Luego pasaríamos a la puesta en marcha, operación y monitorización, fase en la que se recolectarían los datos necesarios para comprobar el correcto funcionamiento del proceso y sus posibles mejoras, para finalmente volver a optimizar y simular el proceso a partir de esos datos.
En la parte de monitorización (Business Activity Monitoring BAM), trabajamos con los módulos de control propios de los BPMS y las soluciones BRMS, con dashboards de Business Intelligence, Balanced Scorecard BSC para ver si los KPIs están alineados con la estrategia, soluciones de Front-End a medida, y Complex Event Processing CEP para detectar patrones de eventos complejos.
Por último, en la parte de optimización y simulación a partir de los datos generados, trabajamos con Process Mining o Minería de Procesos, Inteligencia Artificial, Analítica Predictiva y Machine Learning, Analítica Prescriptiva e Investigación Operativa, Big Data, etc.
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