Ya es de todos sabido que para lograr que las cosas estén hechas y/o para ser productivos es necesario tener un plan. Tambien suele ser una practica frecuente iniciar nuevos proyectos haciendo una lista de todo lo que es necesario hacer y/o de las necesidades a cubrir. Hasta aqui lo que casi todos sabemos pero… no hay que olvidar que existe una gran diferencia entre una “lista de cosas a hacer” y “un plan” ¿Conocemos la diferencia?…Y lo que es mas importante …¿Con que solemos trabajar en nuestras empresas?… El objetivo de este articulo hoy no es descubrir grandes “trucos de magia” para lograr ser mas productivos sino recordar lo mas obvio que seguramente todos ya sabemos pero que necesitamos recordar de vez en cuando.
Un “to-do-list” como dicen los ingleses es simplemente eso…una lista de cosas por hacer. Es un conjunto de tareas desorganizadas que deben hacerse en algun momento por alguien…recogen objetivos por hacer pero poco mas. Por el contrario, un plan es una estrategia de ejecución. Engloba todos los recursos necesarios para lograr de forma tactica un objetivo (incluidos tus propios esfuerzos y tareas).
Para desbloquear tu productividad personal y lograr realmente que las cosas importantes estén completadas, necesitas un plan. A continuacion detallo 5 pasos basicos para diseñar un plan semanal que te asegure que tus proyectos e ideas sean realizables y que actues de la forma mas productiva posible.
Ponlo por escrito
Es el paso mas importante y basico para mejorar tu productividad. Hazlo todo por escrito… y cuando digo todo es eso…¡todo!
Hay muchas razones para esto. Una de ellas es el hecho comprobado de que, poner por escrto la informacion, asegura un mayor indice de retencion. Es bastante mas improbable que olvides una tarea importante si antes la has puesto por escrito, esperando ademas al final de la jornada para tacharla o darle el ok una vez completada. (uno de los pequeños placeres al final del dia que generan una mas que recomendable dosis de satisfacción).
Aun mas allá de escribir tus tareas diarias, mi recomendacion es que tambien tomes notas de cualquier cosa que aparezca en tu horizonte inmediato… por ejemplo, si tienes una reunion importante en un par de semanas, ponlo en tu planificacion…De esta forma no solo te estarás asegurando de que nada se escapa a tu radar sino que ademas estarás “evitando ruidos a tu mente” para poder concentrarte en las fechas limites mas inminentes.
Desmenuza en tareas mas pequeñas
Un detalle importante: no hagas lista de cosas o tareas sin mas…haz listas de metas/objetivos.
El secreto de una buena lista de “cosas a hacer” es que normalment incluye tareas que puedes ejecutar en una cantidad de tiempo determinada y en un lugar especifico. Por el contrario, cuando hablamos de metas nos referimos a temas mas amplios y que, con frecuencia, requieren de varios pasos para lograrlos. Si los reflejamos de esta forma nos va a resultar complejo poder ejecutarlos y ademas, no podremos darles el “OK” al final de un dia de trabajo.
¿Que hacer entonces?…Simplemente divide tus objetivos en tareas mas pequeñas y manejables... Como se suele decir por aqui en terminos simpaticos…¿Come metes a un elefante en un Seicientos”… Cortandolo a pedacitos!…
Establece claramente tus Prioridades
Hay una cita que reza…”Puedes hacer cualquier cosa pero, no puedes hacerlo todo” . Puedes escribir todas tus tareas pero seguramente no puedas hacerlas todas en un solo dia. ¿La solucion?… Planifica estableciendo prioridades sobre lo que es necesario que se haga hoy, lo que necesitas hacer esta semana y lo que seria deseable hacer ademas si el tiempo lo permite. Planifica tu dia en base a estas prioridades, clasificando tareas por su importancia y/o sus fechas limites.
Manten tu Mision y tus Metas presentes en el centro de tus planteamientos
Para realizar esta tarea de priorizacion es importante que tengas en cuenta no solo tus metas mas inmediatas sino tambien tus metas y objetivos a medio plazo y tu misio a largo plazo. No tienen obviamente la misma consideracion pero todos son elementos son significativos a la hora de establecer y definir esas prioridades.
Tu misión es el objetivo a largo plazo en el que , tanto tu como tu equipo y tu organizacion estan trabajando para lograrlo. Y como tal mision debe ser realizable si bien a priori es algo mas complejo y de mas largo recorrido. Incluso a menudo esta mision no tiene un punto final. Es algo sobre lo que trabajas de forma consistente como una direccion, un rumbo hacia el que te diriges, con cada tarea o proyecto que desarrollas.
En el otro extremo, tu meta debe estar claramente formulada para hacerla alcanzable a mas corto plazo. Son afirmaciones que reflejan lo que debes hacer para completar un determinado objetivo. Y ademas debe ser una meta personal (relacionada con comportamientos y/o habitos)
Si juntamos mision y metas podremos tener una referencia para ayudarnos a priorizar las tareas que necesitamos complentar y el orden de las mismas asi como el esfuerzo requerido. Una tarea de alta prioridad siempre estará al servivio de tu mision y de tu meta.
Aplica tus Habitos de Productividad Personal
¿Piensas mejor por la mañana cuando tu energia y tus ideas estan frescas…? O por el contrario necesitas un par de tazas de cafe y algunos momentos de reflexion previa para realmente enfocarte en tu trabajo?… No hay una unica formula correcta para empear tu dia…solo necesitas identificar cuales son los patrones que mejor funcionan para ti. Y cuando los conozcas, adapta tu plan para adecuarlo a tus picos de mayor productividad.
Por ejemplo, si tu estas mas concentrado por la tardes,planifica tus tareas mas demandantes en esa franja horaria y reserva las mañanas para tareas que requieran una menor concentracion. Obviamente esta simple recomendacion no basta para cubrir todos los aspectos relacionados con tus habitos personales…
Hay varias preguntas que tambien necesitas hacerte y reflexionar:
1. ¿que te lleva a demorar o retrasar tareas? (procrastinar)
2. ¿que tipo de tareas te dan mas energia y cuales te la roban?…
3. ¿que tareas haces mas facilmente y por que y que tareas te roban mas tiempo?
4. ¿con que tareas entras en un estado de flujo y cuales parecen convertirse en tus “sapos”?
En la medida en que sepas mas sobre tus habitos y tus comportamientos mas productivos, trata de adaptar tu forma de planificar a tu estilo personal. Son 5 pasos muy basicos que todos hemos oido e incluso aplicamos con frecuencia pero… ¿quizas no siempre?…
Si quieres saber mas detalles de como puedo ayudarte a mejorar tu forma de organizacion personal y la gestion de
tus tareas y de tu rol como lider no dudes en contactarme sobre tus opciones.
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