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Hablamos habitualmente de que una correcta gestión de los recursos humanos puede llevar al éxito a cualquier compañía. Las tareas de recursos humanos son complejas y, precisamente por ello, es aconsejable en ciertas situaciones dejarlas en manos de especialistas en la materia. Contar con las personas adecuadas en cada puesto es similar a una maquinaria perfectamente engrasada que trabaja para conseguir los objetivos de la organización.

Por ello, cada vez existe una mayor consciencia entre el sector empresarial de que una buena gestión de personas es esencial para el crecimiento del negocio. Apostar por confiarla a profesionales externos es cada vez más frecuente.

La clave para que la externalización del departamento de recursos humanos sea un éxito pasa por realizar correctamente el período de transición.

Cómo externalizar el departamento de RR. HH

Como cualquier decisión estratégica, la externalización de todo o parte del departamento de recursos humanos de una empresa conlleva un tiempo de reflexión en el que se deben tener en cuenta múltiples factores. Por norma general, dar este paso obedece a una necesidad de optimización de recursos, la buena gestión de la problemática operativa cotidiana y la necesidad de la dirección de focalizarse en las cuestiones más comerciales y operacionales del negocio.

A la hora de empezar con el proceso, conviene realizar unos pasos previos que agilizarán enormemente la transferencia de las funciones desde la organización a la empresa proveedora del servicio.

Evaluar las necesidades de externalización

El primer paso es realizar un buen ejercicio de análisis interno para detectar y definir exactamente cuáles son las necesidades en recursos humanos y qué opciones existen para resolverlas. Hay veces que éstas son fácilmente asumibles por personal interno apoyado por un colaborador externo. Un ejemplo muy habitual es la externalización de las funciones laborales, como la gestión de nóminas y contratos.

Sin embargo, cuando empiezan a darse problemáticas como alta rotación indeseada, desajustes en las bandas salariales o mal clima laboral, crecimiento exponencial, falta de adecuación persona-puesto, incapacidad para analizar los datos de personal adecuadamente y tomar decisiones, etc., contar con profesionales especializados en estas áreas es la opción más conveniente para un correcto funcionamiento de la propia organización.

En esta primera evaluación hay que decidir qué funciones de RR. HH. se van a externalizar y analizar qué proveedor nos puede proporcionar un servicio integral end-to-end que se ajuste a las necesidades de la organización.

Diseñar el modelo de externalización

Una vez que se ha encontrado al partner adecuado, comienza un trabajo conjunto para diseñar el nuevo modelo de gestión de personal. Para ello, es necesario definir las políticas que se quieren trabajar y hacer una auditoría completa de los recursos humanos que permita realizar un informe de diagnóstico de la situación actual de la empresa y establecer cuáles son los objetivos prioritarios.

Entre otras cuestiones, la auditoría analiza el estado de los recursos humanos desde varias perspectivas:

  • Jurídico Laboral: estudio de convenios y normativas de aplicación en el sector de actividad, número de trabajadores, tipos de contratos, gestiones con la administración pública, etc.
  • Gestión de personas: estudio del organigrama, descripción y valoración de puestos de trabajo tipo, definición de las políticas a seguir en la captación e incorporación de talento, determinación de la política salarial y compensaciones sociales, planes de formación y desarrollo, estado y gestión de prevención de riesgos laborales, etc.

Este análisis ayuda a definir de forma clara las tareas a externalizar. Lo habitual es que, una vez se establecen las áreas, se determinen los roles y responsabilidades que asume cada una de las partes.

Implementar el modelo de externalización

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