Cuántas veces habremos escuchado en las empresas –hay que cumplir con los procedimientos…, tenemos que ser estrictos con los procedimientos…, el procedimiento dice que se tiene que hacer de este modo…, no nos podemos saltar los procedimientos…— y así podríamos escribir cantidad de frases que continuamente escuchamos en las empresas con la palabra –procedimiento-.
Los procedimientos consisten en describir detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral medio del cual se garantiza la disminución de errores. Hacen referencia a la acción que consiste en proceder, que significa actuar de una forma determinada o una manera de ejecutar algo.
El objetivo de un procedimiento debería ser único y de fácil identificación, aunque es posible que existan diversos procedimientos que persigan el mismo fin, cada uno con estructuras y etapas diferentes, y que ofrezcan más o menos eficacia.
El principal objetivo de los procedimientos que deben existir a lo largo de la organización es el de obtener la mejor forma de llevar a cabo una actividad, considerando los factores del tiempo, esfuerzo y el dinero invertido. Lo que sucede es que en muchas ocasiones se pueden convertir en procedimientos demasiado rígidos, por la necesidad de un control riguroso de las tareas, y convertirse en un enemigo de la eficacia diaria de la empresa..
Un procedimiento eficaz será aquel que se puede aplicar en trabajos que se repiten, de manera que facilita la aplicación continua y sistemática. Pero un procedimiento eficaz sobre todo es el que tiene capacidad para aplicarse a situación particulares, es elástico y flexible para nuevas situaciones..
¿Y quién hace que los procedimientos sean flexibles…? Las personas que los deben hacer cumplir. Por ello es muy importante disponer en las empresas con personas con flexibilidad, desde el punto de vista mental. La flexibilidad mental nos permite cambiar nuestras creencias y pensamientos en función de nuevos puntos de vista, comprendemos más y mejor a los demás, podemos reconocer mejor y corregir nuestros errores, aceptamos más a quien piensa diferente, en definitiva nos vuelve más tolerantes, abiertos, y menos Rígidos en nuestro modo de actuar..
Pero ser demasiados flexibles tampoco es positivo porque si se cambia de criterio conforme cambian las situaciones, existe un potencial de problemas, puesto que los cambios, a partir de un momento, necesitan algo de estabilidad para consolidarse. Y para la estabilidad es necesario tener criterios firmes, más vinculados a un modelo de pensamiento “rígido y estructurado”..
Una persona equilibradamente flexible en la empresa, es proactiva, crítica, se cuestiona las cosas barajando si es bueno actuar de una manera o de otra; no se conforma con un punto de vista único, busca alternativas, hace preguntas, toma la iniciativa, propone ideas nuevas, actúa y no pierde de vista la orientación al negocio y la satisfacción del cliente, aunque esté trabajando en un departamento de los servicios centrales que es donde más se controla que los procedimientos se cumplan y en donde conforme las empresas se van haciendo más grandes, se van burocratizando los esquemas de trabajo y por lo tanto, la lentitud en la toma de decisiones acertada y satisfactoria para la empresa y el cliente..
Así pues, por un lado, formulemos y hagamos cumplir los procedimientos con rigidez, haciendo cumplir las normas; siempre deberá haber excepciones que habrá que satisfacer y siempre habrá que tener cuidado que la excepción no se convierta en la norma. Pero por otro lado, seamos flexibles, en especial en las formas de actuar con aquellos que tienen que cumplir con los procedimientos y que además tienen que estar frente a las exigencias que el/la cliente siempre va a demandar y que es quién da sentido al trabajo de todos los integrantes de la organización..
Si las personas que tienen que hacer cumplir los procedimientos, no son sólo rígidas como un bloque de hormigón ni son solo flexibles como la plastilina, sino que son en su modo de actuar como el alambre -rígidamente flexibles- rígidas en los procedimientos y flexibles en las formas , conseguirán los beneficios que conlleva trabajar con unos buenos procedimientos, adaptados a las necesidades que el mercado demande a la empresa:
·Aumento del rendimiento laboral.
·Adaptación de las mejores soluciones a los problemas.
·Contribución para llevar una buena coordinación y orden en las actividades de la organización.
El procedimiento más seguro de hacernos más agradable la vida es hacerla agradable a los demás
Albert Guinon (1863-1923). Literato francés
Carmelo Sierra Sierrafundador y director de Sierra Consulting
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