Tickets que se imputan a otros departamentos, descontrol a la hora declasificar tipos de gastos (viajes, material de oficina, suscripciones a cursos etc.), empleados que envían informes incompletos, existencia de múltiples herramientas para controlar gastos y presupuestos... Cada vez es más difíci administrar correctamente todos los gastos de viajes y esta falta de visión global genera ineficiencias y desperdicio de tiempo y recursos.
Budget es una plataforma que ofrece una visión integral y una información sintetizada mediante su capacidad de conexión con otros módulos de SAP Concur como Expense, Invoice, Request y Travel. Gracias a ello, la plataforma permite a los gestores tomar decisiones eficaces a partir de datos actualizados.
Cuando se produce una solicitud de viaje, estos pueden saber al instante si existe presupuesto disponible, ya que la información se renueva constantemente. Asimismo, los gestores pueden comprobar si, una vez ejecutados los gastos, continúa habiendo presupuesto disponible. En paralelo, este tipo de datos también permiten determinar si es necesario rechazar una solicitud que se encuentra fuera del presupuesto o activar la necesidad de localizar presupuestos compartidos con el fin de disponer de los fondos necesarios.
Budget de SAP Concur dispone de múltiples opciones de personalización que permiten, entre otros aspectos, definir permisos para determinar quién puede ver cada tipo de información, ejecutar presupuestos, aprobarlos y administrarlos.
Asimismo, el módulo está también disponible en la aplicación móvil de SAP CONCUR, lo que permite acceder a los presupuestos dentro y fuera de la oficina y a cualquier hora. De esta manera, SAP Concur Budget permite actuar de manera proactiva gracias a la flexibilidad de configurar flujos de trabajo, alertas personalizadas o dashboards que informan en todo momento cuando el limite se está alcanzando o cuando, por ejemplo, en una determinada categoría se ha gastado más que en otra.
Entre las opciones que SAP Concur Budget presenta se incluyen también la posibilidad de que los mismos usuarios sean los responsables de su presupuesto o que solamente puedan visualizarlos para conocer el presupuesto restante antes de pedir un viaje y evitar que este sea rechazado por el propietario del presupuesto o su responsable.
A la hora de definir los presupuestos se pueden establecer periodos tanto anuales, mensuales como semestrales. También es posible definir periodos para presupuestos diferentes y excluir algunos tipos de gasto para evitar que estos se descuenten dentro de la previsión realizada. Una vez configurados los presupuestos, el administrador será el responsable de cargarlos o actualizarlos ya sea manualmente desde la herramienta, importándolos mediante fichero con el formato establecido por SAP Concur o automáticamente mediante API.
En conclusión, la implementación de SAP Concur Budget facilita el trabajo a los gestores de presupuesto, eliminando ineficiencias y proporcionando un importante ahorro de tiempo y recursos gracias a una administración efectiva.
Desde Seidor, te ayudamos a la implementación de SAP Concur Budget para aumentar el control y visibilidad de sus gastos en su empresa. Si ya eres usuario de SAP Concur, el módulo se puede implementar en cualquier momento como complemento a CORE de SAP CONCUR. Nosotros estaremos encantados de guiarte y asesorarte en la definición de los presupuestos e integración de Budget.
Emma Garcia
Responsable de Producto SAP CONCUR
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