Si trato de hacer memoria de mi epoca de ejecutiva en multinacionales... no recuerdo una sola semana en la que no me pillara a mi misma diciendo la famosa frase de ..."no tengo tiempo"... Y lo que es peor... recuerdo algunas cosas importantes (eso lo sé ahora) que dejé de hacer por "falta de tiempo". Y no solo eso... en los ultimos 12 años, trabajando con dueños de negocios y empresarios, esa misma frase la he escuchado en practicamente todos mis clientes cuando empezabamos a colaborar juntos... y no solo eso... sino ademas, la cantidad de tareas importantes y roles que, como dueños de su empresa, estaban dejando de hacer por esa supuesta falta de tiempo (por no mencionar el elevado nivel de estrés asociado...) con impacto directo en su cuenta de resultados ¿Te resulta familiar esta situacion?...
Y lo mejor de todo... (por decirlo de alguna forma), es que la mayoria, cuando nos hemos visto "pillados de tiempo"... ¿Que hemos hecho?... Trabajar mas... mas rapido, más horas, mas tareas al mismo tiempo, mas equivocaciones... Es decir... como suele decirse..."peor el remedio que la enfermedad".
Pero... no todo van a ser situaciones desesperadas... ¡Hay buenas noticias!... Tu puedes cambiar esa realidad que vives ahora si sabes como hacerlo, y sobre todo, si tienes la motivacion y la fuerza de voluntad para comprometerte firmemente con ello. Dejame que te comparta algunas reflexiones que espero te ayuden a enfocar este reto de una forma diferente.
Seguro que ya lo sabes... lo has escuchado o leido en libros o cursos... El problema no es la Gestión del Tiempo... porque "el tiempo" no se gestiona... el tiempo es el mismo para todos... 24 horas todos los dias... y ademas, como seguro sabes, es un recurso bastante especial... no puedes ahorrarlo, si lo pierdes no lo recuperas, no puedes "estirarlo"... y llevado al extremo de la simpleza... no es mas que el periodo de segundos que transcurre mientras realizas una actividad.
Tomar conciencia de esta realidad es el primer principio básico para que puedas estar a los mandos de tu productividad personal... No gestionamos tiempo... ¡Gestionamos actividades!... porque entendemos la productividad como esa capacidad de saber elegir en cada momento cual es la accion o tarea que nos conduce mas directamente al logro de nuestros objetivos, ya sean de empresa o personales. Y ademas, teniendo en cuenta otros 2 recursos muy importantes: tu atencion y tu nivel de energia. Por lo tanto, la verdadera productividad tiene que ver con elegir... elegir lo que hago o dejo de hacer y en qué orden para lograr lo que realmente quiero.
La verdadera productividad no lleva a trabajar mas, sino a trabajar mejor enfocados en nuestras metas. Eso si... como decia antes, para lograr alcanzar el nivel de productivdad que soñamos y los resultados que esperamos con ello, no solo es necesario conocer el método, sino ademas estar dispuestos a tener disciplina y perseverancia.
“La productividad nunca es un accidente. Es siempre el resultado de un compromiso con la excelencia, la planificación inteligente y centrada en el esfuerzo”. Peter Drucker
La verdadera productividad resulta de la combinacion del Estilo de Vida que deseo (objetivos y metas) y la Optimizacion de Recursos Disponibles (Eficiencia). Y queda claro entonces, que sea cual sea el método que elijas para gestionar tu planificacion, ninguno de ellos va a tener sentido para ti si no tienes claro el punto de partida comun a todos. ¿Has definido de forma clara y precisa cuales son esos objetivos y metas que persigues?... ¿Los has sometido a prueba?...(es decir, ¿realmente los quieres y resuenan contigo y con tus valores y proposito?...).
Y este planteamiento adquiere especial importancia cuando hablamos de empresa... cuando, como dueños de nuestro negocio o empresa, estamos todo el dia ocupados en multitud de tareas que apenas nos dejan tiempo para pensar y, sin embargo, no terminan de llevarnos al puerto que hemos elegido como final de viaje. A lo largo de mi experiencia en estos años acompañando a empresarios en su proceso de transformacion de la cultura de sus empresas, me he dado cuenta en muchas ocasiones, cuando hemos empezado a analizar las situaciones de partida, que muchos de ellos tenian ante si un reto comun: ejercer de verdaderos líderes de sus empresas en lugar de ser gestores... Y creedme si os digo que, en un porcentaje importante, la causa de ello era una falta de gestión adecuada de sus actividades...es decir... una falta de priorizacion y toma de conciencia. Como solemos decir... lo urgente les impedia ver lo verdaderamente importante.
La buena noticia es que, tras un trabajo de analisis, toma de conciencia y algunos cambios en sus habitos, además de un método disciplinado de planificacion, la mayoria han logrado dar un vuelco radical a esta situacion y estar en disposicion de enfocarse en las tareas que verdaderamente garanticen la sostenibilidad de sus empresas.
No sé si hasta este punto en el que estás leyendo estas lineas sientas que esto es una foto de tu situacion actual... Si es asi, dejame darte algunas pinceladas sobre cuales pueden ser tus primeros pasos para transformar la situacion y evolucionar hacia una mayor productividad, y con ello, a una mejor calidad de vida y menor estrés:
a) Conoce realmente tu punto de partida - si te preguntaran ahora mismo ...¿en que empleas tu tiempo?... ¿Sabrias dar una respuesta concreta?... En mi experiencia, en este terreno nos movemos por "sensaciones"... aquello en lo que creemos que invertimos el tiempo pero, lo cierto es que no tenemos una plena conciencia de exactamente a que tareas nos dedicamos, y mucho menos, cuanto tiempo nos consumen. Es por esto que lo primero que necesitamos hacer es conocer cual es la "foto de hoy"... con precision, saber en qué empleamos nuestro tiempo y cuanto tiempo a cada tarea para empezar a darnos cuenta de donde estan las areas de mejora y las "fugas de tiempo".
En este sentido hay multitud de herramientas que puedes usar... :
1. confeccionar una tabla de tiempos por intervalos horarios donde anotes las actividades reales que haces durante una semana o un mes... con codigos de colores si quieres para las diferentes tareas... y al final del periodo puedas sumar el total de tareas y los tiempos consumidos en cada una de ellas. Te llevarás alguna que otra sorpresa (y no te hagas trampas, por favor)...
2. usar una tabla simple de registro de actividades planificadas en la semana o en el dia, con sus correspondientes tiempos estimados para compararla luego con el tiempo realmente empleado y analizar tu porcentaje de eficacia y reflejar las causas de la desviacion. De nuevo ahí empezaras a identificar los primeros "farolillos rojos".
3. hacer alguno de los muchos test que te pemiten tomar conciencia de tu nivel en cuanto a la gestion y organizacion personal, asi como las areas que mas te lastran.
b) Define tus Objetivos de forma clara y precisa - ahora ya tienes tu foto... y empeiezas a ver qué cosas necesitas cambiar o simplemente "no te gusta hacer"... pero no puedes pasar directamente a cambiarlo con el metodo "Z" o el método "X", sin antes haber definido exactamente qué quieres.... cual es tu objetivos/s... cual es tu proposito... Necesitas no solo identificar esos objetivos, sino además, entender y asumir el "para qué" de los mismos. Y esto es asi porque son esos objetivos, ese proposito, lo que se convierte en la brujula que te permite identificar el norte en la gestion de tus tareas.
No se trata aqui de explicar en detalle como tener una buena formulacion de objetivos... (esta será otra historia...) pero si dejar reflejados 2 aspectos importantes: siempre por escrito, y siempre objetivos SMART (eSpecificos, Medibles, Alcanzables, orientados a un Resultado y con una definicion clara de Tiempo) y autenticos (que resuenen contigo).
c) Elige un método para clarificar tus Prioridades - Ahora ya sabes lo que quieres, sabes donde estas, sabes que tareas necesitas hacer para recorrer esa distancia y ¿ahora?... Ahora necesitas un método que te permita poner "orden"... te permita elegir, sin equivocarte, qué va antes y qué despues... qué tareas son las de mayor valor y por lo tanto, no delegables ni demorables, y cuales puedes delegar o incluso, a veces, eliminar (la simplicidad es siempre una buena aliada para estos casos)
Aqui de nuevo hay varios recursos que puedes usar... (y que solo voy a mencionar brevemente porque este articulo no pretende explicar metodologias sino mas bien tomar conciencia de cual es el orden mas eficiente para lograr el cambio):
1. Cuadrante de Eisenhower o Cuadrante de Stephen Covey ("Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva") que maneja dos variables: la importancia (que se relaciona con la consecucion de objetivos) y la urgencia (que se relaciona con el tiempo)
2. Los mapas de valor, donde se encuadran las actividades en base a dos variables: la aportacion de valor y el consumo de energia
3. El Método ABC (tareas A, B y C y la recomendacion estandar para su planificacion diaria...)
Y seguramente algunas otras herramientas... elije la que mejor se adapte a tu esquema mental pero... elije una.
d) Y por ultimo... elige un Metodo de Planificacion - existen muy variados métodos disponibles para planificar... y muchos de ellos, actualmente, basados y apoyados en herramientas tecnologicas... Habria mucho que decir al respecto y existe dispoble mucha bibliografia disponible (si tienes interes en conocer mas sobre cada uno de ellos, dimelo y hablamos)...Lo importante de cualquiera de ellos es que seas disciplinado/a... que la "gestion del tiempo" (me permito la licencia ahora)...es como un musculo... cuanto mas se entrena, mejor responde...pero eso si...si dejas de entrenar... vuelve enseguida a su estado anterior.
Elije el método que mejor se adapte a tu forma de trabajar... porque seguramente.... No necesitas una mayor disciplina, necesitas desarrollar un método disciplinado. De esta forma será mucho mas facil lograr tus objetivos.
Y para terminar, dejame que resuma en una frase el objetivo de esta reflexion... Mejorar tu Productividad tiene que ver, en muche medida, con gestionar con más eficacia los obstáculos, barreras y distracciones de tu camino, empezando por las internas (te recomiendo que leas el libro del "Juego Interior del Estrés" . de Timothy Galwey) y siguiendo por las externas.(que son muchas y muy atractivas, en ocasiones ,y que solo pueden ser vencidas con un firme compromiso y la vista puesta en tu proposito final)
Begoña Pabón
La certificación tipo es un procedimiento reconoc...
La gestión de riesgos es hoy crítica para la fij...
Si piensas en productos de consumo, es probable qu...
