Las 5 preguntas más frecuentes sobre el Aula Virtual

La excepcional e inédita situación actual debido al estado de alarma y la crisis sanitaria ha provocado que las formaciones presenciales en este periodo se hayan visto suspendidas. El sector de la formación se ha visto muy afectado, pero no ha tardado en adaptarse, debido a la importancia capital de las formaciones dentro de los procesos de crecimiento de una empresa.

Junto al modelo de elearning que ya era una de las opciones más demandadas, recientemente se ha dado luz verde a impartir formación bonificable mediante Aula Virtual, algo que hasta ahora no era posible. Esto ha provocado muchas consultas por parte de empresas interesadas en esta nueva modalidad, aquí os presentamos respuestas a las preguntas que más nos están haciendo.

¿Cómo se organiza?

Entendemos por Aula Virtual clases impartidas on-line dónde existe una interacción constante, en la que tanto el profesor como el participante intercambian los papeles para crear una conversación en ambas direcciones, permitiendo en tiempo real realizar preguntas y plantear dudas, al igual que cuando se realiza una clase en una sala presencialmente.

Técnicamente, se utilizan herramientas de fácil uso que garantizan en todo momento que exista conectividad sincronizada entre el profesor y los asistentes, así como la mencionada bidireccionalidad en las comunicaciones.

Desde empresas como AdelantTa utilizamos, además, diversas herramientas que permiten que los participantes interaccionen entre sí haciendo trabajos en equipo, tormentas de ideas, role-play virtuales, etc.

Es recomendable que las sesiones no duren más de dos horas, manteniendo en todo momento la atención del participante y su implicación. Un curso en su totalidad se organiza a lo largo de un número de sesiones de corta duración.

Con carácter previo, es conveniente realizar una sesión en la que comprobar que todas las personas pueden conectarse correctamente tanto en video como en audio, desde el dispositivo en el que vayan a realizar la formación (ordenador personal, portátil, convertible, Surface, Tablet, dispositivo móvil,)

¿Qué tipo de formadores deben impartirla?

Desde AdelantTa seguimos un criterio en la selección de formadores, que compartimos en este post. Siempre son profesionales experimentados que reúnen tres requisitos con relación a la acción formativa impartida.

Estrés tres aspectos, para nosotros, son multiplicativos. Ninguno de ellos puede no existir o el resultado global seria cero. En nuestra opinión, los consultores, profesores o formadores, deben poseer:

Conocimientos técnicos teóricos y prácticos. Deben ser profesionales que posean un conocimiento profundo y experiencia específica en aquella temática sobre la que van a impartir la formación. Este aspecto es similar en lo relativo a Aula Virtual o a Formación Presencial. Se debe contar siempre con profesionales especializados en la materia concreta.

Capacidad comunicativa y pedagógica. Los buenos formadores disponen de las habilidades personales y pedagógicas necesarias para garantizar la calidad de la formación, no solo en los aspectos de contenido, sino en los didácticos.

En cuanto al aspecto tecnológico, se les debe instruir en el manejo de las herramientas adecuadas y verificar su correcto desenvolvimiento con las mismas. Es un aspecto esencial en el aula virtual.

Dadas las particularidades de la formación mediante Aula Virtual, es conveniente chequear con el formador una agenda previa de las sesiones que permita comprobar el buen planteamiento metodológico de las mismas garantizando la transmisión de conocimientos y la motivación de los asistentes. Desafortunadamente, el riesgo de la clase magistral mal ejecutada se incrementa en la telepresencia.

Adaptación a cada cliente y participantes. En nuestro caso, verificamos que el formador se adapte al estilo, cultura y valores del cliente para el que va a trabajar. También contemplamos la adaptación al colectivo de participantes, habiendo realizado proyectos para sectores y grupos muy diversos (Banca, Tecnología, Industria, Consumo, Discapacidad, Ongs, etc.) que han requerido formadores con perfiles personales distintos. Una falta de sintonía con el cliente o con los participantes conlleva un mal nivel de reacción y un posible fracaso de la acción formativa.

En el caso concreto del Aula Virtual es importante la alineación del comportamiento digital del formador con el de los asistentes. Hay organizaciones que poseen una cultura digital mucho mayor que otras. A veces, esto se produce por la propia naturaleza de su actividad. Es importante que el formador lo tenga en cuenta y contemplarlo como parte del proceso de adaptación del curso al colectivo concreto.

¿Es bonificable?

Actualmente, el Aula Virtual es bonificable a razón de 13 €/hora/alumno, aplicando los mismos módulos económicos que en una formación presencial.

Convenie recordar que una cosa es precio de una acción formativa y otra bonificación aplicable. Cada acción formativa tendrá un precio concreto en función de su temática, duración, complejidad, etc. En virtud del número de participantes, podremos aplicar una bonificación u otra. En muchas cuestiones impartibles mediante Aula Virtual se puede conseguir una bonificación total con un número de participantes medio (entre 6-12 personas)

Para poder bonificar total o parcialmente la formación impartida mediante Aula Virtual, es necesario cumplir con una serie de requisitos tecnológicos (registro de conexiones), de asistencia (declaración responsable) y de mantenimiento del empleo (conservar la plantilla media indefinida que se tuviera los 6 meses anteriores al Estado de Alarma)

La FUNDAE ha habilitado un procedimiento específico para la gestión de bonificaciones de formaciones impartidas mediante Aula Virtual y se debe contar con que es necesario facilitar unas claves a la inspección, que podrá conectarse al desarrollo del curso durante alguna de las sesiones.

Por otro lado, los plazos de comunicación de un curso a FUNDAE son menores que en la formacion presencial tradicional, habiendo disminuido a tan solo dos días.

¿Qué requisitos técnicos necesito?

La respuesta es sencilla, hoy en día: prácticamente ningún requisito especial y que no esté al alcance de casi todas las personas. Las primeras acciones formativas que desarrollamos desde Adelantta a través de Aula Virtual fueron con personas de cierta edad y algunos de ellos con moderada discapacidad. Fueron un éxito.

Insistimos, la formación mediante Aula Virtual se puede realizar prácticamente desde cualquier dispositivo. Los requisitos básicos necesarios para poder hacerla los tienen la mayoría de los medios técnicos actuales:

Disponer de Conexión a Internet: banda ancha con cable o inalámbrica (3G o 4G/LTE)
Si se quiere escuchar, disponer de un sistema de altavoz (integrado en el propio dispositivo o externo)
Igual en lo relacionado con un micrófono, si se quiere hablar, integrado o con enchufe USB o Bluetooth inalámbricos.
Para poder ser vistos, se necesita una cámara web o cámara web HD: integrada o con enchufe USB.
O, una cámara HD o videocámara HD con tarjeta de captura de video.

En cuanto a los requisitos de banda para una videollamada tampoco tienen una exigencia muy elevada para el momento actual. Suele ser necesario:

Para video llamada 1:1: 600 kbps (subida/bajada) para video de alta calidad y 1.2 Mbps (subida/bajada) para video HD.
Para llamada de video grupal: 600 kbps/1.2 Mbps (subida/bajada) para video de alta calidad.

En definitiva, la mayoría de los dispositivos actuales desde los que se puede ver un simple video en YouTube son suficiente como para poder seguir una clase mediante Aula Virtual.

¿Cómo garantizar la calidad de la formación?

En primer lugar, conviene mantener los mismos requisitos para asegurar la calidad que en cualquier otra acción formativa realizada para una empresa.

.- Como controles previos antes de la impartición, tenemos los siguientes:

Definir bien las necesidades del cliente y del colectivo de participantes.
Plantear una primera propuesta de objetivos, contenidos y metodología que contrastar y validar con el cliente.
Realizar aquellas acciones de trabajo de campo que sean necesarias para el éxito de la formación (entrevistas con muestra de participantes, acompañamientos, recogida de casos concretos, información documental, etc.)
Validar, en conjunción con el cliente, los materiales definitivos y la organización de las sesiones.
Validar, siempre que sea posible, al formador finalmente escogido y su grado de ajuste tanto a la empresa, como al proyecto y a los participantes concretos en la acción formativa.

.- Durante la acción formativa:

Contrastar con los participantes su opinión sobre la formación que están recibiendo aproximadamente cuando llevan un 30 % completado.
Estar muy atentos a la resolución de incidencias, tanto las de asistencia, como las técnicas (plataforma, problemas con el video, dificultades para seguir las sesiones, etc.). Se debe garantizar que la formación no se va a ver afectada por las dificultades tecnológicas, al igual que en presencial se garantiza que la ubicación es adecuada, la comida, los horarios, etc.
Realizar un seguimiento del formador para ir conociendo su análisis y punto de vista.
Realizar un seguimiento de las primeras impresiones del cliente-comprador (Director de Formación, Director de Recursos Humanos, otros Directivos, Dirección General, etc.), que suele tener un feed-back inicial con información relevante. Es importante estar atentos al desarrollo de los contenidos, a la dinámica del grupo y a la fluidez tecnológica.

.- Finalizada la acción formativa:

Encuestas de calidad. FUNDAE dispone de su propio modelo de encuesta de calidad, pero puede ser interesante añadir alguna otra que refleje los aspectos que especialmente interesen a nuestra organización.
Evaluación del aprendizaje adquirido por los participantes. Recordemos que, desde el pasado ejercicio, es obligatorio realizar una evaluación del aprendizaje en toda la formación bonificada por FUNDAE. Este requisito también es aplicable al Aula Virtual.
Evaluación del impacto de la formación. Este es el caballo de batalla, el principal objetivo a conseguir y que más claro exponente de la calidad de la formación. En la medida de lo posible, debemos valorar la transferencia de conocimientos en el puesto de trabajo y su impacto económico. No siempre es fácil.

¿Qué tipo de empresas están optando por el Aula Virtual?

Debemos decir que no hay un sector específico. La crisis generada por el COVID19 ha hecho que deje de ser propio de las grandes compañías o de aquellas con una orientación muy tecnológica. Desde la experiencia de AdelantTa estamos trabajando formación en esta modalidad también con sectores muy alejados de los que cabría pensar (Tercer Sector en general, ONGs, Centros Especiales de Empleo, Empresas de Servicios Intensivas en mano de obra, Retail, Industria, Logística …), además de sectores que ya tienen una larga tradición (TICs, Banca, Educación, …).

Si lo analizamos desde el punto de vista cualitativo, están apostando por realizar formaciones mediante Aula Virtual todas aquellas empresas que han visto claro que se trata de una nueva forma de adquirir conocimientos con más recursos y menos limitaciones.

Todas aquellas que han visto que aula virtual elimina las barreras espaciales y temporales para formar de manera eficiente, en tiempo real y sobre cualquier contenido disponiendo de todos los recursos para el aprendizaje, se enamoran de esta opción.

Debemos decir también, que no se apuesta en la totalidad del plan de formación por esta modalidad. En algunos casos, además del aprendizaje, puede ser necesario buscar el efecto positivo que tiene sobre las personas asistir a un grupo físico dónde compartir un espacio y un tiempo con sus compañeros.

En todo caso, es una excelente opción para disminuir costes asociados a la formación y transmitir una gran variedad de aprendizajes, adaptados a la medida de cada organización cada grupo de personas.