SharePoint: la clave para la eficiencia y colaboración empresarial

No hay ninguna duda de que, actualmente, la colaboración y la gestión eficiente de la información son esenciales para el éxito de las empresas. Y aquí, es donde entra en juego SharePoint.

Una plataforma desarrollada por Microsoft que se ha convertido en una herramienta fundamental para muchas organizaciones.

En este artículo, exploraremos con más detalle qué es Microsoft SharePoint y cómo puede beneficiar a las organizaciones.

¿Qué es SharePoint y para qué se utiliza?

Microsoft SharePoint es una plataforma de colaboración y gestión de documentos que permite a las empresas almacenar, organizar, compartir y acceder a la información desde cualquier dispositivo con acceso a Internet. Lanzado por primera vez en 2001, SharePoint ha evolucionado significativamente, ofreciendo una variedad de funcionalidades que lo hacen invaluable para la gestión de proyectos, la comunicación interna o la automatización de procesos empresariales.

Algunos de sus usos comunes son:

Gestión de documentos: proporciona listas y bibliotecas de documentos donde puedes almacenar y compartir archivos, asegurando que todos tengan acceso a la información más actualizada.
Colaboración en equipo: Con sitios de grupo en Office 365, los equipos pueden colaborar en proyectos en tiempo real, compartir ideas y gestionar tareas de manera eficiente.
Automatización de los flujos de trabajo: permite crear flujos de trabajo personalizados para automatizar procesos repetitivos, como la aprobación de documentos y la gestión de solicitudes.
Intranet empresarial: muchas organizaciones lo utilizan para crear intranets, facilitando la comunicación interna y el acceso a recursos corporativos.

Características principales de SharePoint

Bibliotecas de Documentos

Las bibliotecas son el corazón de su sistema de gestión documental. Permiten almacenar, organizar y gestionar archivos de manera eficiente, con opciones de control de versiones y permisos de acceso detallados.

Listas y Bibliotecas Personalizadas

Permite crear listas y bibliotecas personalizadas para gestionar diferentes tipos de datos, desde listas de tareas hasta registros de clientes, proporcionando flexibilidad y adaptabilidad a las necesidades específicas de cada empresa.

Integración con Office 365

Una de las grandes ventajas es su integración con otras herramientas de Microsoft, como Office 365, facilitando la edición y colaboración en documentos de Word, Excel y PowerPoint directamente desde la plataforma.

Flujos de Trabajo Automatizados

Con SharePoint, puedes diseñar flujos de trabajo automatizados que ayudan a reducir el tiempo y los errores en los procesos empresariales, mejorando la eficiencia y la productividad.

Beneficios de implementar SharePoint en tu organización

La implementación y uso de SharePoint en las empresas puede traer numerosos beneficios como, por ejemplo:

Mejora de la colaboración. Facilita la colaboración entre los empleados, permitiéndoles trabajar juntos en documentos y proyectos desde cualquier ubicación y dispositivo móvil, PC o Tablet. Esto es especialmente útil en entornos de trabajo remoto o distribuido.
Gestión más eficiente de los documentos. Con sus robustas capacidades de gestión documental, asegura que todos los documentos estén organizados, accesibles y actualizados, reduciendo el riesgo de duplicación y pérdida de información.
Aumento de la productividad. Al automatizar procesos y facilitar el acceso a la información, ayuda a los empleados a trabajar de manera más eficiente, ahorrando tiempo y recursos.
Seguridad y cumplimiento. Ofrece sólidas características de seguridad, incluyendo permisos de acceso granulares y auditorías, asegurando que la información confidencial esté protegida y que se cumplan las normativas de la industria.

Cómo empezar con SharePoint: Pasos iniciales

Comenzar con Microsoft SharePoint puede parecer una tarea desalentadora, pero siguiendo estos pasos iniciales, puedes facilitar el proceso:

Evaluación de necesidades: Identifica las necesidades específicas de tu organización y cómo SharePoint puede satisfacerlas.
Configuración inicial: Configura tu entorno, creando sitios y bibliotecas según tus necesidades.
Capacitación del personal: Asegura que todos los empleados estén capacitados para su uso y así maximizar su eficacia.
Implementación de los flujos de trabajo: Diseña e implementa flujos de trabajo que automatizan procesos clave.
Monitorización y optimización: Supervisa el uso de SharePoint y ajusta la configuración según sea necesario para mejorar el rendimiento.

Personalización y desarrollo en SharePoint

Una de las grandes ventajas de SharePoint es su capacidad de personalización. Puedes desarrollar soluciones a medida utilizando el diseño de sitios personalizados para las necesidades específicas de tu organización; el desarrollo de aplicaciones personalizadas (con Power Apps) que se integran perfectamente con SharePoint o aprovechar las extensiones y add-ins disponibles en la SharePoint Store para agregar funcionalidades adicionales y mejorar la experiencia de usuario.

Sigue leyendo en QUALITA HUB