¿Cuántas veces se cumple el objetivo del proyecto necesitando alterar alguna de las líneas base que impactan en su rentabilidad? Cumplimos los plazos pero usamos más recursos, cumplimos con la calidad pero aumentamos el tiempo de pruebas y validación.
La respuesta más rápida a esta pregunta puede ser que hubo una mala definición de las líneas bases del proyecto (alcance, tiempo, calidad y presupuesto), ¿pero si nos encontramos con que han sido claramente definidas? Entonces, debemos focalizar el análisis de nuestra respuesta a cómo gestionamos los cambios que se presentan en un proyecto.
Lo que sucede en el fondo, es que en la actualidad las empresas se mueven en ambientes dinámicos y cambiantes con la finalidad de ser competitivas o adaptarse al entorno y a la regulación, esto lleva a que los proyectos también lo sean, convirtiendo así la gestión de cambios en una de las claves para garantizar el éxito integral del proyecto.
En base a las experiencias compartidas por distintos jefes y directores de proyecto hemos observado que la mayor causa de desvíos en los proyectos podría evitarse con una gestión óptima de cambios. Es por ello que el principal desafío para la gestión de proyectos es alcanzar los objetivos dentro de las líneas base conocidas. Esto no significa que la línea base permanezca estáticas, sí puede cambiar, pero es necesario identificar, aceptar y clasificar esos cambios manteniendo el equilibro entre todas ellas.
¿Entonces, por dónde empezar para gestionar los cambios?
Antes de poder definir una metodología que permita gestionar de la mejor manera los cambios, es importante conocer los objetivos y sus principios.
El objetivo de gestionar los cambios es:
- Establecer un proceso para identificar, solicitar y evaluar los cambios.
- Proporcionar oportunidades de validar y mejorar el proyecto de manera continua.
Respecto a los principios, es importante que todos los involucrados en el proyecto conozcan el principio fundamental de los cambios, este principio es que “los cambios deben mantener la integridad de las líneas base del proyecto”, es decir mantener la integridad de los objetivos planteados, el alcance, las restricciones y criterios de aceptación definidos al inicio
Dicho esto, podemos hablar de cómo organizar las etapas y/o tareas para realizar una buena gestión del cambio, en orden cronológico es:
1. Identificación de cambio: las validaciones periódicas son la clave para identificar cambios necesarios en el proyecto, es por ello que es necesario definir procesos de validación y aceptación de los entregables.
Como mejor práctica es bueno dividir un entregable en sub-entregables con la finalidad de ir validando el avance del trabajo e identificar oportunamente un requerimiento de cambio. Identificar el cambio al inicio de la fase tendrá menor impacto que identificarlo al final, por ello cuanto antes detectemos el cambio será más factible adaptarnos a él y poder establecer los planes de acción para resolverlo.
2. Registrar y clasificar el cambio: es importante llevar un registro de los cambios identificados, detallando el impacto, el solicitando, responsables y niveles de aprobación requeridos.
Cada grupo de trabajo dentro del proyecto debe establecer los mecanismos para documentar los cambios. Del conjunto de experiencias adquiridas en proyectos se construyen y definen los documentos y/o plantillas donde se almacenará la información necesaria relacionada a los cambios identificados (id cambio, fecha alta, detalle de la solicitud, usuario, responsable, nivel de impacto, tipo de cambio, status, etc.)
3. Aprobar el cambio: En esta fase el cambio puede aprobarse o rechazarse, según sea un cambio que puede ser incluido dentro del alcance del proyecto o se rechazará si debe ser considerado fuera del proyecto.
Es una buena práctica definir un “Comité de gestión de cambios” donde se revisan, analizan y aprueban de manera periódica todos los cambios.
4. Gestionar el cambio: Una vez aprobado el cambio es necesario incluirlo dentro de la fase de seguimiento ya que formará parte de un nuevo entregable y por lo tanto tendrá un responsable, fecha de desarrollo, validación y finalización.
En definitiva, en la actualidad el éxito de la gestión del proyecto debe ir más allá del cumplimiento de su objetivo inicialmente planteado, incorporando la gestión del cambio como un factor clave.
Por: Luciana Arce. Consultor Senior
Nova Praxis Soluciones de Negocio, S.L
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