Tras definir unos objetivos y elaborar un plan de acción, es necesario que los proyectos se visualicen de alguna forma. Describirlos en palabras es necesario, pero no suficiente. Es entonces cuando entran en escena las herramientas de gestión como el Diagrama de Gantt, elaborado específicamente para tal fin.
Creado por el ingeniero norteamericano Henry Laurance Gantt a principios del siglo XX, con el paso de las décadas se ha convertido en un recurso valioso para todo tipo de proyectos, sobre todo aquellos compuestos por tareas simultáneas.
Características y funciones del diagrama de Gantt
El principal objetivo de la herramienta es planificar y programar una serie de acciones en períodos de tiempo concretos. Las distintas tareas de un proyecto se representan en barras horizontales, cuyo inicio y final se definen en dicho eje. En el otro, el vertical, se señalan las etapas de ejecución del proyecto.
Esto se aplica tanto para las tareas independientes como para aquellas que se derivan de otras o que sólo puedan ejecutarse cuando las primeras hayan finalizado. En este último caso, es común que el Diagrama de Gantt use colores para diferenciar cada tarea y el grado de dependencia entre sí.
De ahí que la herramienta resulte especialmente útil para proyectos de mejora continua o de resolución de problemas, lo cual no excluye que pueda ser empleada en un proceso simple. Veamos otras funciones típicas del Diagrama de Gantt.
· - Determinar la trayectoria o ruta crítica de un proyecto.
· - Coordinar y monitorizar distintas tareas.
· - Servir de base de programación para varias tareas.
· - Supervisar el progreso del proyecto en general.
· - Asignar recursos y otros elementos propios de la ejecución.
Adicionalmente, la plantilla del Diagrama de Gantt ofrece la posibilidad de que los responsables del proyecto asignen a cada tarea elementos de su ejecución, como por ejemplo los recursos, los costes y hasta el personal.
¿Cómo elaborar un Diagrama de Gantt?
El Diagrama de Gantt no es una herramienta estática. Al igual que los proyectos que representa, está en constante evolución y se caracteriza por una gran adaptabilidad a los cambios que puedan surgir durante el proceso. Es decir, en ese sentido se trata de un recurso que se reelabora continuamente.
Sin embargo, para su elaboración es necesaria la definición de al menos tres elementos básicos que detallamos a continuación:
1) Identificación de las tareas:
Lo más usual es que se haga una primera lista con todas las tareas que conforman un proyecto. A partir de ésta, sus responsables deben decidir cuáles son de primer orden y cuáles son secundarias o terciarias. O dicho de otra forma, definir las tareas derivadas, las simultáneas (en caso de haberlas) y las principales.
2) Fijación de plazos:
La estimación de los plazos no sólo consiste en marcar una fecha en el calendario. Los responsables del proyecto deben tener en cuenta otros factores, como por ejemplo la capacidad y el rendimiento de sus equipos de trabajo, la cualificación de los mismos, las condiciones de ejecución, los recursos disponibles, etc. El resultado de esa suma de factores será el plazo estimado, que, en cualquier caso, siempre dará un margen para atender eventualidades que puedan surgir a lo largo del proceso.
3) Definir pautas de seguimiento:
No es suficiente relacionar las tareas con los plazos. Para una correcta aplicación del Diagrama de Gantt, es imprescindible definir cómo se llevarán a cabo las labores de seguimiento y monitorización. Es decir, qué indicadores se utilizarán para evaluar las tareas y cada cuánto se revisarán. No olvidemos que el diagrama también sirve como referencia para la implementación de soluciones.
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