La tarea imprescindible de la facturación era, hasta no hace mucho, una labor tediosa y principalmente manual. Tanto para pequeños empresarios como para departamentos de contabilidad de grandes corporaciones, implicaba un considerable gasto en tiempo y recursos, además del riesgo de desatender otras tareas. La implantación de la factura electrónica, no obstante, está invirtiendo la tendencia desde hace años, convirtiéndose en una aliada gracias a sus múltiples ventajas.
Transmisión en tiempo real
La factura electrónica no deja de ser un paquete de datos que puede transmitirse por vía telemática. Aunque para «trabajar» con ella podamos ver en pantalla un equivalente de factura impresa en papel, cualquier factura digital es un conjunto de unos y ceros. Como cualquier conjunto de datos puede adjuntarse a un correo electrónico y transmitirse prácticamente en tiempo real entre el emisor y el destinatario. Esto no sólo agiliza enormemente el proceso de facturación y cobro, sino que permite una comunicación más fluida, minimiza la aparición de fallos y facilita su detección y corrección.
Factura electrónica como ahorro de costes
La inexistencia física de la factura implica que no es necesario que ésta sea impresa, enviada, almacenada y destruida, cumplido un determinado plazo. Cada uno de estos procesos requiere de un determinado coste en material, por pequeño que sea, en tiempo y en recursos humanos para supervisar la vida útil de la factura, además de su correcta creación y gestión. La factura electrónica, no obstante, tan sólo requiere una conexión a Internet y un mínimo equipamiento informático. Más allá de esto, el proceso de facturación, envío y clasificación puede realizarse a coste cero.
Programas de contabilidad y software de facturación
Gracias al tratamiento informatizado de los datos, tanto la gestión financiera como la contabilidad de cualquier empresa se pueden ver mejoradas con diferentes soluciones destinadas a estas tareas específicas, que pueden suponer un cambio de paradigma en el funcionamiento interno y una clave para gestionar los ingresos y cobros. Dichas soluciones permiten el reporting financiero, la contabilidad administrativa y fiscal y la gestión auxiliar de deudores y acreedores.
Mayores posibilidades de personalización
Todas las herramientas tecnológicas disponibles, tanto para la gestión financiera como para la facturación, permiten un altísimo grado de personalización, en función tanto de las características de la empresa como de sus necesidades y realidad específica. Esto garantiza que la solución de software se adapte a la empresa y no al revés. Con este ajuste perfecto está prácticamente asegurada una mejor gestión y un mejor resultado general en el manejo financiero y la cobertura de las necesidades corporativas.
Más seguridad y protección contra el fraude gracias a un programa de facturación
Del mismo modo que ha sucedido con la generalización del uso de la tarjeta de crédito o el pago a través de apps del smartphone, en detrimento del dinero en metálico, la utilización normalizada de la factura electrónica permite una mayor y mejor protección contra el fraude. La facturación electrónica permite hacer un seguimiento mucho más sencillo y pormenorizado de una determinada operación financiera, pues el «rastro digital» es de difícil eliminación y deja constancia de todo el proceso al completo.
Carlos Martínez Mantilla - Key Account Manager en Talentia Software
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