La gestión de la formación programada por las empresas no consiste únicamente en tramitar bonificaciones: es un procedimiento reglado, sometido a control administrativo y sustentado en la trazabilidad documental. Cada fase —desde la comunicación inicial hasta la aplicación de la bonificación en los Seguros Sociales— debe poder acreditarse frente a una eventual actuación de seguimiento, comprobación o control financiero.
En la práctica, la mayor parte de las incidencias no se originan en un desconocimiento del sistema, sino en la falta de integración del cumplimiento formal en los flujos operativos de la empresa. Entender cómo se articula el proceso según el modelo de gestión elegido y los requisitos documentales de cada modalidad formativa es lo que determina la solidez del expediente.
La Ley 30/2015 y el Real Decreto 694/2017 establecen tres modalidades operativas para el uso del crédito de formación: autogestión, entidad organizadora y entidad gestora. La elección no es meramente instrumental, ya que determina el sujeto obligado y el perímetro de responsabilidad ante Fundae y la Inspección de Trabajo.
La empresa asume la condición de entidad organizadora de su propia formación. Debe realizar las comunicaciones de inicio y fin, mantener el expediente justificativo, custodiar la documentación y atender los requerimientos derivados de actuaciones de control.
Este modelo exige disponer de estructura técnica interna para garantizar la correcta imputación de costes, la trazabilidad de la impartición y la consistencia documental. Cuando esa función recae en áreas no especializadas (RRHH o administración) el riesgo no deriva de desconocimiento, sino de interrupciones operativas o falta de coordinación temporal con las acciones formativas.
La empresa encomienda la organización formal de la formación a una entidad externa acreditada. Esta figura asume la interlocución técnica con Fundae, las comunicaciones reglamentarias, la conservación del expediente y la custodia de la documentación soporte.
Aunque la responsabilidad última sobre la correcta aplicación del crédito sigue siendo de la empresa, la externalización reduce sustancialmente el riesgo operativo, al situar la gestión en un circuito que replica los criterios de verificación aplicados en las actuaciones de control.
Actúa exclusivamente en la vertiente administrativa, sin asumir la condición de organizadora ni la responsabilidad material del expediente. En este caso, la empresa sigue siendo responsable de todo el proceso y del mantenimiento de las evidencias.
El error frecuente consiste en considerar que una “gestión administrativa” equivale a una externalización completa del riesgo, cuando en realidad la empresa continúa siendo sujeto obligado si el expediente no está documentalmente acreditado.
Toda acción formativa bonificada debe estar previamente comunicada a Fundae antes del inicio efectivo del grupo y debidamente cerrada antes de la aplicación de la bonificación. Estos hitos constituyen actos formales con efectos jurídicos y económicos.
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