Como Entrenar y Desarrollar el Arte de la Colaboración en tus Equipos

Decía Ray Kroc (fundador de McDonald`s) que “ninguno de nosotros es tan bueno como el conjunto de todos nosotros”…y es una de las evidencias que se mantiene presentes en nuestras organizaciones actuales.

Es por eso por lo que la palabra mágica es “colaboración”, definida como una relación sinérgica que se establece cuando dos o mas personas o entidades que trabajan juntas producen algo mayor que la suma de sus habilidades y contribuciones individuales, resultando en una importante lista de beneficios compartidos:

Proyectos de más calidad
Equipos más eficientes
Ambientes laborables más sanos
Aumento de la productividad
Crecimientos mayores

Cuando logramos fomentar como líderes una adecuada colaboración en nuestros equipos estamos favoreciendo que entre ellos se logren solucionar problemas, generar ideas innovadoras o de nuevos productos y dar un servicio de mayor calidad centrada en el cliente.

La pregunta es … ¿Qué necesitamos generar para que se produzca una verdadera colaboración? …Si de verdad queremos que nuestra organización progrese y prospere a través de la colaboración, necesitamos:

Un alto grado de compromiso
Un objetivo unificador
Una estructura que permita la comunicación, la participación y el trabajo en equipo.
Y lideres…

…Capaces de hacer convivir la competición y la colaboración como estilos válidos, de acuerdo al momento presente de la organización. La colaboración es la única manera de alcanzar el máximo potencial empresarial, profesional e incluso humano, es la piedra angular del éxito. Un entorno de colaboración adecuado favorece la capacidad creativa de las personas y genera un crecimiento organizativo exponencial.

Como líderes necesitamos ser el ejemplo a seguir, internalizando el objetivo de hacernos mas innovadores a través de la colaboración. Necesitamos mostrar que estamos dispuestos a oir las ideas de todos los miembros del equipo en todos los niveles de la empresa y seguir hasta el final implementando las que funcionen. Necesitamos que todos los profesionales de la organización tomen responsabilidad para introducir cambios en su rutina diaria y adoptar nuevos procedimientos, herramientas y estrategias en este sentido.

Obviamente no siempre será tan simple transformar una cultura empresarial tradicional a una cultura de colaboración y, por eso es preciso que los cambios se expliquen, que los nuevos procesos se describan de forma comprensible y que haya sistemas preparados para respaldar las nuevas metodologías. Es fundamental involucrar a todas las personas en el proceso de averiguar cómo hacer que funcione bien la colaboración.

Otro elemento clave a la hora de promover el cambio y la colaboración es una clara definición y explicación de las razones y beneficios de dichas transformaciones. Como lideres debemos centrarnos en pensar y comunicar en clave de “¿Qué beneficios me va a aportar esta nueva forma de actuar?” desde la mirada de cada una de las personas de nuestros equipos y mantener estos beneficios muy presentes hasta que se haya consolidado la cultura de colaboración.

Si queremos instalar una cultura de colaboración efectiva necesitamos tener presentes algunas de las siguientes tácticas:

Establecer confianza (el valor de los valores y el origen y base de las relaciones interpersonales) porque es vital para el desarrollo y el mantenimiento de una cultura de colaboración.

Cada profesional de la organización o del equipo debe poder confiar en que sus líderes actuarán buscando el mejor interés de la empresa y cumplirán sus compromisos, lo que implica que, como directivos, tendremos que modelar los nuevos comportamientos necesarios y recompensar y reconocer los comportamientos de colaboración.

Asimismo, los miembros del equipo necesitan confiar en que tanto los directivos como sus compañeros serán abiertos con ellos, compartirán información, los respetarán y les atribuirán el mérito de sus ideas.

Dar a las personas tiempo suficiente para colaborar – cosechar los beneficios de la colaboración lleva su tiempo y eso implica que, en ocasiones, los miembros del equipo pueden renunciar a oportunidades de colaboración si sienten presión de tiempo.
Proporcionar acceso a otras personas y a la información – puede resultar complicado resolver algunos problemas o tratar determinados asuntos si no se tiene acceso a las personas oportunas o si hubiera falta de información.
Fomentar la comunicación abierta – sin un ambiente de confianza donde los profesionales se sientan libres para comunicarse abiertamente y con la frecuencia necesaria es imposible la colaboración.
Ayudar a mantener reuniones productivas – dado que en estas culturas colaborativas es necesario que los miembros del equipo se junten con frecuencia (brainstormings, debate de alternativas, toma de decisiones, diseño de planes de acción, seguimientos y análisis de resultados, etc…), es importante usar ese tiempo de manera productiva y maximizar los beneficios de la colaboración. Premisa básica: toda reunión debe tener un objetivo claro y planearse adecuadamente
Ofrecer herramientas que faciliten la colaboración – hoy disponemos de una variedad de herramientas tecnológicas que nos facilitan este objetivo. Para promover, fomentar y facilitar la colaboración es necesario dar acceso a esas herramientas, así como proporcionar formación para que se utilicen correctamente
Diseñar un sistema de seguimiento – necesitamos un sistema capaz de recoger las ideas junto con las decisiones tomadas y las acciones que se van a realizar como resultado de las iniciativas de colaboración. NO hay que olvidar que una idea que no funcionó en una situación puede ser perfecta para otra y una acción que no logró el resultado deseado puede servir como oportunidad para aprender.
Proporcionar formación – en algunas ocasiones será necesario entrenamiento y desarrollo de habilidades claves tales como escucha activa, la comunicación interpersonal, la recepción y entrega de evaluaciones, la toma de decisiones….
Seleccionar gente colaboradora – lo que a veces implica que dicha selección la lleve a cabo personas colaboradoras. La habilidad del trabajo en equipo es un rasgo fundamental en este nuevo siglo XXI.
Reconocer y recompensar los esfuerzos de colaboración – diseñar y practicar de forma constante sistemas de feedback que reconozcan y recompensen a las personas por sus esfuerzos de colaboración.
Alimentar el entorno de colaboración constantemente – a veces es más difícil mantenerla que crearla y por eso hay que seguir alimentando la iniciativa y mantener esta cultura, aunque algunos de los proyectos no estén dando los resultados deseados. Si se mantiene el tiempo adecuado al final esta cultura se vuelve más instintiva y forma parte del ADN de la empresa.

Afortunadamente en muchas de las organizaciones actuales hay nuevas generaciones que han crecido con la idea de que compartir es bueno y se sienten cómodas con las tecnologías y las iniciativas que hacen posible la colaboración como una filosofía empresarial.

Recordemos que como lideres es nuestra responsabilidad hacer que la empresa sea una red de colaboración interna (entre sus miembros) y externa (con todos los stakeholders actuales y potenciales) y es una de las claves infablibles del éxito empresarial.