Una buena gestión, ya sea a nivel global de una organización o más específicamente de proyectos o áreas concretas, es básica para un correcto funcionamiento. Cuando hablamos de gestión de proyectos concretos, un enfoque desorganizado puede llevar a retrasos, sobrecostes y resultados insatisfactorios.
Para evitar estos problemas, es crucial seguir una metodología sólida de gestión que permita controlar en todo momento el grado de cumplimiento de cada uno de los hitos de los proyectos.
A nivel general, la gestión por proyectos tiene cada vez una mayor acogida en las empresas, más allá de los sectores de construcción y tecnológicos, donde llevan muchos años implantadas. Vemos con mayor frecuencia compañías de todos los tamaños y sectores que implementan este tipo de gestión, con el objetivo de ganar en agilidad y mejorar los índices de rentabilidad de cada proyecto.
Con todo, y a pesar de que cada vez existe una penetración mayor de este tipo de gestión de proyectos en las empresas españolas, solo el 58,7% gestionaban eficientemente los proyectos en el año 2021 y cerca del 45% de las personas que gestionan los proyectos dentro de las organizaciones no recibían información actualizada y continua, según se desprende del estudio elaborado por el Project Management Institute (PMI).
La gestión de proyectos se ocupa de planificar, organizar, coordinar y controlar los recursos y actividades necesarios para alcanzar los objetivos de un proyecto dentro de los límites de tiempo, costes y calidad establecidos. Consiste en aplicar conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para gestionar de manera eficiente y efectiva los proyectos desde su inicio hasta su finalización.
Existen diferentes modalidades de gestión que se adaptan a las necesidades y características de cada proyecto. La elección de la modalidad va a depender de factores como los objetivos del proyecto, los requisitos del cliente, la cultura organizativa y los recursos disponibles.
Algunas de las modalidades más comunes son:
Antes de comenzar cualquier proyecto, es vital definir claramente los objetivos que se desean alcanzar. Establecer metas específicas y realistas ayudará a mantener el enfoque y permitirá medir el progreso a lo largo del tiempo. Además, es esencial determinar el alcance del proyecto, es decir, los límites y los entregables esperados. Esto evitará la expansión descontrolada del proyecto y permitirá establecer expectativas claras tanto para el equipo como para los interesados.
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