Es más productiva la reingeniería con gestión del cambio?

Debemos partir de una premisa fundamental para entender la respuesta a ésta pregunta: la reingeniería por sí sola, no es suficiente. Con ella se pueden establecer nuevos modelos de trabajo, nuevas funciones y nuevos retos. Además, mediante la reingeniería se puede encontrar la forma más eficiente de obtener resultados pero, si las personas que forman una organización no están comprometidas con la implementación de los nuevos diseños, ¿cómo puede llevarse a cabo?

Un proyecto de reingeniería afecta directamente a los procesos de trabajo de distintas áreas. Dichos procesos están desarrollados por personas en el 95% de los casos. Por tanto, si un flujo ha sido rediseñado, las personas que venían desempeñando el mismo, verán cambiadas algunas de sus funciones. Para que todas las piezas de la reingeniería encajen, es necesario que se establezca claramente qué hará cada persona de la organización, qué funciones nuevas asumirá y cómo tendrá que desempeñarlas. Sin ésta consideración se corre el riesgo que la resistencia al cambio aboque el proyecto de reingeniería al fracaso ya que el ser humano tiende a desenvolverse mejor en aquello con lo que se siente más familiarizado. Pretender que el cambio se produzca sin más no es realista.

Para alcanzar el éxito es imprescindible guiar a las personas en este proceso de cambio. Para que se produzca, debe haber una voluntad y una interiorización de la necesidad de llevarlo a cabo. La implicación de todas las áreas de la compañía que se vean afectadas por la reingeniería en el tránsito hacia la nueva organización hará que el engranaje funcione correctamente.

La gestión del cambio no se aplica de manera lineal y uniforme sobre todas las personas de la organización. Es necesario establecer varios frentes.

Los factores psicológicos que determinan la necesidad de la gestión del cambio se pueden resumir en los siguientes:

Necesidad de cambio: Si la persona comprende que el cambio es positivo tanto para sí mismo como para la organización, será más receptiva y participativa. Llegar a comprender esta necesidad no siempre es un proceso fácil ya que implica reconocer la “inadecuación” de la antigua forma de hacer las cosas. Por tanto, se necesita conceder un margen para la reflexión y, sobre todo, hacerlo con diplomacia ya que, si no, se puede conseguir el efecto contrario: la persona puede cerrarse u ocultar información.

Necesidad de implicación: Aunque una parte esté implicada, si hay otra que oponga resistencia, se entorpecerá la implementación y podría minar la voluntad de aquellos que sí están dispuestos a evolucionar. Por tanto, es importante localizar a las personas con poder de persuasión sobre dicho grupo para convertirlos en aliados. Si empatizamos con sus razones, habremos entendido a una gran parte del problema y tendremos los elementos necesarios para desarrollar una estrategia orientada a vencer la barrera de resistencia.

Necesidad de respuestas e información: En todo proceso de cambio surgen muchas dudas sobre lo que va a pasar. Plantearlo con transparencia, adelantarse a los temores e informar a las personas clave de la organización hará que el cambio se produzca sin traumas. En este sentido, los rumores entorpecen una adecuada gestión del cambio.

Si trabajamos de manera directa sobre estos factores conseguiremos que la “maquinaria” se ponga en marcha.

Continuamente oímos hablar sobre el capital humano en las organizaciones. Todos tenemos una noción más o menos clara de lo que significa pero, en ocasiones, no es suficiente. Es necesario saber qué peso tiene dicho capital humano para comprender por qué un proyecto de reingeniería con gestión del cambio es más productivo.

La mejor forma de entender la situación es mediante un símil:

Queremos hacer un viaje que sea inolvidable, ya que es algo con lo que hemos soñado muchas veces y, por fin, se puede llevar a cabo:

- El proyecto de reigeniería es la selección del destino del lugar de las vacaciones.

- El proyecto de gestión del cambio es el medio por el que vamos a llegar al punto de destino elegido.

Tengo dos formas de organizar mi viaje: por agencia o por mi cuenta. En el caso de organizarlo por cuenta propia, no será complicado organizarlo cuando se tiene antecedentes del destino sea por amigos o por otras razones.

Pero si, por el contrario, es nuestro primer viaje a un destino lejano, con una cultura diferente, donde no hablan el mismo idioma y además queremos hacer escalas en sitios no turísticos para empaparnos de las costumbres del país, empieza a resultar más complicado y corremos el riesgo de que el viaje soñado se convierta en un fracaso por las limitaciones que encontremos. En primer lugar, no conocemos el país, por tanto, no sabemos exactamente qué enclaves nos proporcionarán las emociones que estamos buscando. En segundo lugar, no conocemos el idioma, por lo que cualquier imprevisto puede hacernos sentir enorme frustración por la imposibilidad de comunicarnos. En tercer lugar, si no llevamos guía, pasaremos por los sitios sin profundizar tanto como nos gustaría, podremos leerlo en una guía de viajes, pero solo tendremos los conocimientos de manual, no los de las personas que viven allí. En cuarto lugar, nos resultará más caro por la falta de conocimiento de aquellos lugares menos turísticos y, como consecuencia, más económicos.

Alfonso Ramos 

• Por Seidor
• 28/12/2015