En los talleres que impartimos desde la International Mentoring School® sobre cómo implantar una Cultura de mentoring en las organizaciones, explicamos nuestra visión sobre cómo implementar un proceso de mentoring y llegar a erigirlo como un factor más de la cultura organizacional, es como jugar una partida de ajedrez, cuantos más movimientos seas capaz de adelantar, más efectiva y estratégica será la jugada. En este sentido, de todos los actores que participan en el desarrollo e implantación de un proceso de mentoring, pocos tienen unpapel más estratégico que el propio Director o Administrador de Programa. Su carácter de estratega se hace más que evidente desde el inicio del programa, cuando necesita involucrar en su ”heroica cruzada” a los diferentes elementos del sistema organizacional que serán determinantes para el éxito y la efectividad de la iniciativa.
Si estás pensando en asumir este apasionante rol en tu organización, quizás te interese saber cuáles van a ser tus 10 principales responsabilidades que de forma total o parcial deberás de asumir para garantizar la e cacia de la implantación del proceso en todas sus diferentes fases.
1) Promoverás el concepto de mentoring y asegurarás el compromiso e implicación de tu organización por encima de todas las cosas. Sin este primer mandamiento, poco importan el resto de pasos. Un programa de mentoring, más que cualquier otro proceso de desarrollo, deberá de estar vinculado a los valores, cultura y objetivos estratégicos y de negocio de tu organización si quieres garantizar su sostenibilidad y obtener los recursos necesarios para su permanencia. Este hecho hace necesario que te asegures de involucrar en su fase inicial a la alta dirección para que comprenda qué es el mentoring, qué valor puede aportar y cómo puede dar respuesta a las necesidades estratégicas que tiene tu organización. Su participación en las fases iniciales de diseño y establecimiento del marco de actuación, consideramos que es capital si quieres tener el “combustible” necesario para mantener el proceso en funcionamiento lo su ciente para que llegue a convertirse en un elemento cultural.
2) De nirás los criterios de éxito para implementar el proceso. Pasa por establecer la de nición de los objetivos y KPIs por los que se regirá el programa, la de nición del modelo de mentoring a aplicar en función de los objetivos marcados, el diseño del per l de mentores y mentees, los criterios de su emparejamiento, así como las métricas de éxito a lo largo de todo el programa. Recuerda que lo que no puedas medir, no lo podrás gestionar y por ende no podrás optimizarlo.
3) Proporcionarás feedback continuo a lo largo del programa. Tanto mentores como mentees (y el resto de stakeholders afectados directa o indirectamente) deberán de estar informados de la evolución y avance del proceso, esto es crucial para asegurar su participación y para alimentar en todo momento su sentido de autoe cacia (y por consiguiente su motivación) a lo largo de todo el proceso.
4) Asegurarás la con dencialidad. Como custudio de toda la información que se genera a lo largo del proceso de mentoring (que es mucha), deberás de darle el adecuado tratamiento si no quieres que el ingrediente más preciado sobre el que se sustenta la relación mentor/mentee se venga abajo: la con anza. Por tanto, resulta clave definir bien desde el principio qué información será accesible por parte de la organización y cuál corresponderá al dominio privado y confidencial entre mentor y mentee. El diseño de un contrato entre mentor, mentee y la propia organización suele ayudar en este punto.
5) Gestionarás las expectativas. Lo que implicará que todos los stakeholders que participen en la iniciativa tengan la información suficiente acerca de sus roles y responsabilidades (principalmente mentores y mentees) y también que los responsables directos así como la dirección de la compañía sean conscientes de lo que se requiere de ellos para garantizar el éxito del programa.
6) Proporcionarás los recursos necesarios para apoyar a todas las partes. Esto pasará por el entrenamiento y capacitación necesaria a mentores, mentees y supervisiores directos (e incluso a ti mismo), así como los recursos físicos y/o virtuales necesarios (como puedan ser herramientas virtuales para la administración y gestión del programa).
7) Evaluarás cada paso dado. Será tu responsabilidad asegurar no sólo llevas a cabo la evaluación de todas las Fases, sino que compartes abiertamente su análisis, ajustando y tomando las medidas oportunas en base a las evidencias obtenidas para incrementar la eficacia del programa.
8) Crearás y gestionarás la información administrativa del programa. Puesto que dispondrás de una ingente cantidad de datos, es útil que dispongas de una forma fácil y rápida de acceder a ellos para su revisión, utilizándolos como elementos estratégicos para monitorizar el programa y tomar decisiones. Aspectos como la información acerca del emparejamiento entre mentores y mentees, número de sesiones realizadas, tipo de formación establecida, resultados del proceso..serán algunos de los elementos que será útil que registres.
9) Te capacitarás para ser Administrador de Programa. A estas alturas, quizás aparezcan un montón de interrogantes acerca de los “cómos” y es útil que te plantees que antes de emprender esta gesta, quizás sea necesario que te prepares a ti mismo para que sepas qué y cómo responder a estos variados desafíos. En este sentido has de saber que no estás solo, desde IMS puedes acceder a la formación necesaria, acompañándote en la implantación de tu proyecto y aportándote un espacio para que entrenes las habilidades y dispongas de los recursos más efectivos para actuar con solvencia y criterio en cada una de las fases de tu proceso.
10) Recogerás las Mejores Prácticas en todo momento. Si logras implantar un programa exitoso es necesario que seas plenamente consciente de cuáles han sido los pilares sobre los que se ha asentado ese éxito (y si no lo ha sido, igualmente saber por qué). Modelar el éxito es crucial para que cada nuevo proceso de mentoring que lances aproveche las mejores prácticas como puntos de palanca del siguiente. Es congruente con el espíritu y filosofía del mentoring, ser capaz de aprovechar el más preciado y diferencial de los capitales que posee tu empresa: el de su experiencia.
Miguel Labrador
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