Consultoría & Consultores

La Gestión por Procesos de Negocio, (BPM, del inglés Business Process Management) es una disciplina de gestión empresarial holística que integra tanto otras disciplinas relacionadas, técnicas y mejores prácticas del pasado y presente; así como todas las tecnologías necesarias para dar vida a su implementación y ejecución.

Está enfocada en conseguir la mejora continua de la organización a través de procesos de negocios alineados con la estrategia definida. Tanto la estrategia como sus procesos son dinámicos, por lo tanto debe existir agilidad, preparación y atención para hacer frente a los cambios del entorno (clientes, competencia, normativas, etc.).

Debe promover la excelencia, eficacia, eficiencia, alineación estratégica, integración, agilidad, escalabilidad y sustentabilidad. Logrando así la operación del más alto rendimiento posible en cada momento.

Para una gestión exitosa, los procesos deben incluir y estar apoyados por: personas, tecnologías, métodos, estrategia, gobierno y cambio cultural.

¿Qué NO es BPM?

Hemos definido que la Gestión por Procesos de Negocio (BPM) es una disciplina de gestión empresarial, pero como es bastante habitual que se generen confusiones, nos parece importante aclarar conceptos falsos, erróneos o incompletos:

  • NO es una herramienta de desarrollo de software ni un producto de software empresarial, eso sería un BPMS (BPM Suite), que explicaremos en el próximo artículo.
  • NO es ni una variante ni un reemplazo de un CRM o ERP, sino que los integra y orquesta a través de un BPMS.
  • NO es una disciplina de TI (Tecnología de la Información), pero sí la utiliza para la implementación, orquestación, integración y automatización de procesos.
  • NO es solo mejora continua de procesos, sino que como ampliaremos en el bloque «Gestión de procesos vs. Gestión por procesos», se realizan muchas más actividades, principalmente con los procesos alineados a la estrategia empresarial.
  • NO es una notación para definir flujos de procesos, eso sería BPMN (Business Process Model and Notation).

Gestión de Procesos vs. Gestión por Procesos (BPM)

Al traducir BPM (Business Process Management) al español se produce la confusión entre «Gestión de Procesos» y «Gestión por Procesos». Sin embargo, son dos conceptos que no significan lo mismo.

Si quisiéramos hacer una aclaración muy simplificada, podríamos determinar que la «Gestión por Procesos (BPM)» , incluye a la «Gestión de Procesos» .

Sin embargo, no consiste en una mera diferenciación semántica, sino que se trata de dos modelos de gestión diferentes. Algunas empresas optan por una o por la otra. O simplemente, conocen la gestión de procesos porque es lo que vienen realizando desde muchas décadas atrás. En cambio BPM es una disciplina, como ya hemos explicado, integradora de muchas disciplinas, tecnologías y buenas prácticas y métodos del pasado y presente (y siempre atenta a la transformación y cambio). Veámoslo a continuación.

La Gestión de Procesos

Ciclo de Deming (PDCA)
Ciclo de Deming (PDCA)

Se refiere y proviene principalmente del concepto y disciplina de Gestión de la Calidad Total (TQM), cuyo ciclo de vida PDCA (Walter A. Shewhart) fue muy difundido por Edward Deming, y que por ello toma su nombre.

Tradicionalmente las empresas han sido gestionadas a través de una organización dividida en procesos aislados y actividades agrupadas por departamentos. Los organigramas, con estructuras piramidales, establecen una jerarquía organizativa y designan las funciones de sus departamentos.

Esto permite definir claramente la jerarquización entre los diferentes cargos de una organización. Pero el funcionamiento de la empresa, las responsabilidades, los aspectos estratégicos o clave, los flujos de información y comunicación interna o las relaciones con los clientes, no se ven reflejados con absoluta claridad y fluidez.

En la gestión de procesos nos centramos en el resultado de cada proceso y las acciones a realizar. Podemos tener las siguientes problemáticas:

  • Puede existir el riesgo de NO estar enfocado en lo importante.
  • La dispersión de actividades que no aportan valor al cliente ni a la propia empresa y que sin embargo generan exceso de burocracia en la gestión interna de la organización.
  • Fallos en la gestión única de procesos, actividades duplicadas y deficiencias de interconexión entre departamentos.
  • Incoherencia y contradicción a la hora de establecer los objetivos de cada departamento, en ocasiones, alejados de los objetivos globales de la organización, o incluso objetivos departamentales contrapuestos (luchas internas y perjuicios entre objetivos de cada uno).
  • El modelo exige un estilo de dirección autoritario, provocando falta de motivación e implicación en el personal ante la evidente y manifiesta separación de roles.
  • Tanto la organización como las personas terminan haciendo siempre lo mismo, con muy pocas variaciones durante el transcurso del tiempo.
  • Hay mejora continua en ciclos infinitos, que pueden no estar aportando ningún valor.

Gestión por Procesos

 Transformación de Trabajo por Procesos - De los silos al modelo de red
Transformación de Trabajo por Procesos – De los silos al modelo de red

En la Gestión por Procesos (BPM) nos centramos en la alineación de la gestión de procesos con la estrategia empresarial, con estos fundamentos principales:

  • La gestión DE procesos para que cada proceso produzca el resultado esperado. Estos procesos son lo que en inglés se conocen como CROSS COMPANY (atraviesan las funciones punta a punta).
  • La alineación de cada proceso con la Estrategia Empresarial. De esta forma sabremos qué aporta cada proceso a cada objetivo estratégico, y definido un objetivo estratégico, a qué procesos afecta y si es necesario optimizarlos.
  • Los procesos están enfocados al cliente (externo e interno). Aporte de Valor al Cliente (VA) y Aporte de Valor al Negocio (VAN).
  • La cultura de la empresa será coherente con un sistema de gestión por procesos (trabajo por procesos en lugar de por funciones).
  • La gestión y dirección del personal se realizará con enfoque a procesos. Es deseable recorrer la transformación de un modelo jerárquico estático, a uno flexible, en red, y dinámico en base a los procesos empresariales.
  • Las diferentes gestiones de la empresa se alinearán con la gestión por procesos.

Si quieres saber más sobre la Gestión por Procesos de Negocio (BPM) y los beneficios que puede aportar a tu compañía, no te pierdas nuestro Webinar «Transformación del negocio: Gestión por procesos alineando estrategia, personas y tecnologías» el próximo 28 de mayo a las 16:30 h CEST.

Regístrate gratis