Si preguntáramos en cualquier empresa a los miembros del primer nivel ejecutivo con responsabilidades sobre equipos de trabajo a qué dedican gran parte de su tiempo, nos dirían la mayoría, a celebrar reuniones. Hay estudios que indican que hasta el 50% del tiempo se dedican a reuniones y este porcentaje aumenta conforme se está más arriba en el organigrama. De estas reuniones el 40% del tiempo son reuniones imprevistas (no programadas). No perdamos el tiempo en hablar de la eficacia de esas reuniones imprevistas, puede que algunas sean realmente productivas pero por lo general, si nos atenemos al principio de Einstein “El éxito es 90% de preparación y 10% de inspiración”, el resultado final de estas reuniones no es precisamente útil.
Así que vamos a dedicar unas líneas a ese 60% de reuniones programadas, pueden ser para presentar informes, para formar, para que surja una tormenta de ideas en la búsqueda de una solución o de alternativas para un problema, pero donde tiene el verdadero significado y razón de ser una reunión es para analizar problemas yTomar Decisiones. ¿Cuántas veces hemos estado en una reunión durante un largo tiempo, 2-3 horas calentando la silla o el sillón y ha sido un largo debate pero no se ha llegado a ninguna conclusión..?
Como cualquier proceso, en una reunión debemos considerar el Pre, el Durante y el Pos. Vemos qué hacer en cada parte:
Pensemos en el Pre de la reunión. Como cualquier proceso siempre debe haber una persona que impulse la reunión, quien la modere, quien la lidere. Deberá preocuparse que para la reunión en cuestión (un consejo, un comité, una reunión comercial, una reunión logística, una reunión interdepartamental, etc), se fijen claramente los temas a tratar en el orden del día, con una hora de inicio, una hora final, unos tiempos para cada tema, el lugar donde se celebrará, quién asistirá porque va aportar valor. Los temas deben ser interesantes para todos los integrantes, temas comunes donde sus puntos de vista son necesarios.
Vayamos ahora al momento clave de la celebración de la reunión:
¿Cuánto tiempo perdemos porque no hay puntualidad y tenemos que esperar a todos los integrantes?
¿Cuántas veces alargamos las reuniones y no respetamos los tiempos? Cuando una reunión dura más de 2 horas empieza la ineficacia y la desconcentración comienza a surgir entre los asistentes. No es recomendable hacer reuniones al final del día, pues si se alargan promueven la desmotivación ya que irán siempre en contra de la tan buscada conciliación familiar-laboral.
Es necesario marcar y respetar los tiempos de cada tema. Los temas a tratar no es necesario que sean muchos. Vale más tratar de pocos temas y en profundidad que no muchos y tratarlos de un modo superficial donde además no se llegue a ninguna conclusión ni a ninguna decisión. No olvidemos nunca, una reunión se celebra para resolver un problema, para tomar decisiones, sino no tiene ningún sentido hacer una reunión, en este sentido el conductor o moderador de la reunión es el responsable de garantizar el buen funcionamiento y debe velar por dinamizar y equilibrar la participación, así como por la creación y el mantenimiento de un clima propicio al establecimiento de comunicaciones efectivas y donde se creen sinergias.
Por supuesto, al finalizar la reunión se deberían resumir en los últimos cinco minutos las conclusiones de lo tratado. No es necesario realizar el acta en el momento, aunque sí se debe hacer como máximo en los dos días posteriores y enviarla a todos los asistentes. En ese acta para cada uno de los temas tratados han debido quedar fijados de qué problemas hemos tratados, qué alternativas de solución se han propuesto (si antes cada uno se ha preparado la reunión, más alternativas surgirán), cuál ha sido la alternativa escogida, quién va a ser el responsable de impulsarla y ejecutarla, qué plazos se determinan, algunas pinceladas de cómo lo conseguirá, y lo más importante qué hitos y qué criterios de control se utilizarán y nos asegurarán que para ese determinado problema, esa determina acción que se ha fijado se culmina con éxito.
Una vez realizada la reunión, en el pos, quién la ha moderado debería hacer un análisis:
¿Hemos empezado y acabado a la hora fijada?
¿Había unos temas y objetivos bien definidos para la reunión?
¿Se ha dedicado a los asuntos del orden del día, el tiempo establecido?
¿Se ha determinado con concreción, qué hay que hacer, quién lo va hacer, cuándo y cómo lo va hacer y con qué criterios de control y hasta delimitado qué medios y recursos serán necesarios?
¿Se han fijado temas para la próxima reunión y su fecha correspondiente?
¿Se ha respetado la confidencialidad de los temas tratados, si es que la requiere?
¿Se ha creado sinergia de equipo, aprovechando lo mejor de cada asistente?
Hay algunos perfiles que no son recomendables en las reuniones porque no aportan valor. Te invito a que lo analices en tus reuniones y espero que tú, querido lector, no seas uno de ellos:
·El cuervo fanfarrón que fanfarronea de sus hazañas
·El que lanza la piedra y esconde la mano que ejerce autoridad ilimitada sin ninguna responsabilidad.
·El campechano que siempre se une a la unanimidad para evitar la libre discusión
·El bobalicón con ideas descabelladas y fuera de los asuntos que importan a la empresa que representa.
·El saltamontes que está quieto y agazapado esperando a ver por dónde va la discusión para entrar inoportunamente en ella.
·El agorero que no para de predecir desastres cada vez que se delibera o decide sobre cualquier proyecto.
·El pelmazo que insiste continuamente con datos, informes, estadísticas revisadas una y cien veces
·El despistado que roba el tiempo al resto con preguntas fuera de tema y lugar que él mismo se contesta.
·El Don No que se inhibe y obstaculiza toda idea constructiva que llegue a la reunión.
·El insustancial que confunde a todo el mundo, hablando por los cuatro costados sin ninguna finalidad concreta.
·El revanchista rencoroso que siempre recurre al “ya te lo dije” cuando las cosas salen mal.
·El sonámbulo que nunca interviene y que aprovecha la reunión para el descanso y echarse una siestecita, mientras los demás llegan a conclusiones
Así pues, las reuniones son un instrumento fundamental en las empresas, que bien gestionado da muchos y buenos resultados, ahora bien hay que saber trabajarlo y hay que aplicar unas metodologías concretas con rigor y constancia.
Las principales ventajas de una reunión de trabajo efectiva son:
-Reforzamiento de la identidad del equipo
-Homogeneización de la visión que tiene cada miembro del equipo sobre su función.
-Aumento en la motivación por el trabajo. (Si cuando entramos en una reunión se entra diciendo¡¡ufff, otra reunión más, vaya pérdida de tiempo!!y cuando se sale se dice lo mismo y con menos trabajo que cuando se ha entrado, la reunión habrá sido inútil). Por ello promovamos reuniones eficaces y que cada asistente en la reunión cuando salga de la reunión se vaya con más trabajo que cuándo entró y con retos a conseguir; esto será una medición clara de que la reunión ha sido eficaz y promoverá una mentalidad de mejora continua y de insatisfacción constructiva.
-Mayor establecimiento de propuestas creativas.
-Lugar de encuentro para interrelacionarse y reforzar los vínculos afectivos que une a los asistentes, siempre que sea en un tono constructivo
Una buena reunión eficaz, es aquella que se queda en hechos y no solo en palabras.
Carmelo Sierra Sierra. Fundador y director de Sierra Consulting
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