Tanto los softwares de facturación electrónica como los de automatización del proceso de las Cuentas a pagar deben responder a las exigencias de hoy en día de ofrecer trazabilidad de cada factura para contar con una pista de auditoría fiable.
Actualmente, todas las empresas tienen que ponerse en marcha para implementar la facturación electrónica y digitalizar las facturas aunque aún no sea obligatorio para todas o existan excepciones. Esperar al último momento para estar informado al respecto y para empezar a utilizarla puede ser de gran riesgo para la empresa (pérdidas financieras, sanciones, etc.). Las organizaciones han de anticiparse al cambio y no esperar a que sea obligatorio porque, en ese caso, no habrá capacidad de reacción y se verán presas de la falta de tiempo e información para elegir la herramienta correcta.
Desde julio de 2018, se estableció en España la ley para regular la obligación del uso de la factura electrónica para todos los contratistas de sector público con la plataforma FACeB2B. Por otro lado, también se anima a las empresas en general, a que cambien su formato de factura hacia la factura electrónica. Por este motivo, ahora es imperativo que las empresas cuenten con las herramientas tecnológicas necesarias para procesar las facturas correctamente de forma digital. Cecilia Olaso, responsable de marketing deYooz, expone los siguientes consejos para digitalizar dicha tarea:
Factura electrónica vs factura manual ¿Por qué cambiarse a la factura electrónica?
La crisis sanitaria, y particularmente en momentos de confinamiento, se ha demostrado la importancia de contar con documentos digitales y procesos automáticos para asegurar la continuidad de la operación empresarial a distancia.
Sin embargo, muchas empresas que se consideraban en un estado avanzado en el uso de la facturación electrónica vieron que no era suficiente y había que ir más lejos porque la firma electrónica también era un aspecto clave a tener en cuenta y es necesario que se digitalice y automatice todo el proceso en su globalidad.
Afortunadamente, las empresas se dieron cuenta de esto y, paralelamente, la firma electrónica también ha realizado grandes avances en materia de madurez legal y técnica lo cual ha contribuido al desarrollo de las tecnologías de digitalización y automatización de las Cuentas a pagar.
¿Por qué pasarse a la factura electrónica? Estos son sus beneficios:
Además de estos beneficios prácticos, hay otros vinculados a la parte económica de la facturación electrónica que son aún más importantes que los ahorros que se puedan hacer en materia de costes de impresión o envíos de documentos.
Sin embargo, para poder llegar al uso total de la facturación electrónica debemos superar ciertos retos que se presentan hoy:
La trazabilidad y fiabilidad de cada documento
Es importante destacar que, al contar con documentos digitales, las empresas tendrán una mayor fiabilidad de los datos, seguridad en el archivado de los documentos y trazabilidad para saber dónde están ubicados y cada acción que se hizo sobre ellos.
Hoy, una factura ya no se define por su medio, sino solo por su contenido. Es decir, una factura electrónica, cualquiera que sea su formato (PDF, XML, etc.), y una factura en papel con la misma información tienen el mismo valor y deben registrarse de la misma forma. No obstante, se deben cumplir varios criterios que garanticen la autenticidad del origen de la factura, la integridad de su contenido, así como la legibilidad de este último.
Para cumplir con los requisitos de una pista de auditoría confiable, el software elegido debe ser capaz de reconstruir cronológicamente todo el proceso de facturación para el flujo de facturas emitidas o recibidas, vincular los diversos documentos adjuntos a la transacción y configurar los controles adecuados, ya sean automáticos o manual. Y, en caso de una auditoría por parte de la administración tributaria, el software debe permitir obtener fácilmente la evidencia: extracción del historial de transacciones, documentación de controles, etc.
Acerca de Yooz
Yooz es la solución Cloud de automatización de Cuentas a pagar, la más inteligente, potente y fácil de utilizar. Provee beneficios únicos de productividad, rapidez y seguridad a más de 4 000 clientes y 200 000 usuarios en el mundo que tratan sus órdenes de compra y facturas. El éxito de Yooz está respaldado por la potencia de las tecnologías de Inteligencia Artificial, su simplicidad de uso y puesta en marcha, y su capacidad de automatizar todo el proceso de Cuentas a pagar; desde el pedido de compra hasta el “páguese” de la factura del proveedor. Yooz cuenta con más de 250 conectores a los principales ERP y sistemas contables. Yooz es una solución homologada por la AEAT como software autorizado para la digitalización certificada.
Yooz es una empresa innovadora y en constante crecimiento que ha recibido reconocimientos tales como “10 Best Cloud Solution Provider” por Industry Era, “Best of SaaS Showplace (BoSS)” por THINKstrategies, “Top 10 Accounting Solution Provider” por CFO Tech Outlook. Yooz cuenta con oficinas en Europa y EE.UU.
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