Prepárate para la nueva era de la factura electrónica en España. En breve comenzará su implantación obligatoria. Esta guía completa te explica los cambios clave, plazos, requisitos técnicos y cómo preparar tu empresa para cumplir con la normativa sin contratiempos.
La factura electrónica será obligatoria, en España, de forma progresiva a partir del desarrollo reglamentario de la Ley Crea y Crece. Todos los emisores deberán usar una solución de facturación conforme a la normativa con reglas técnicas de integridad, trazabilidad y conservación.
En esta entrada explicamos detalladamente toda la información publicada sobre la futura normativa de factura electrónica en España.
La factura electrónica es la versión digital de una factura tradicional en papel. Se genera y recibe de manera completamente electrónica, utilizando formatos estandarizados y permitiendo automatizar los procesos de contabilidad y gestión.
Si ahondamos un poco más en la definición legal de factura electrónica, podemos decir que: es una factura que cumple el Reglamento de facturación (RD1619/2012) y cuyos requisitos de autenticidad del origen e integridad del contenido pueden garantizarse, entre otros medios, con firma electrónica o por cumplimiento de los sistemas regulados. En el sector público español se usa el formato estándar Facturae (XML), aunque hay otros. Además, la firma electrónica data de validez y facilita la verificación por plataformas como FACe/FACeB2B.
Y si quiero enviar una factura en PDF, ¿es válido legalmente? No. El formato de factura electrónica está compuesto por datos estructurados firmados y verificables. En cambio una factura en PDF no cumple por sí misma con la e-factura exigible.
En marzo de este año se aprobó el conocido como “paquete normativo ViDA” que busca modernizar el sistema de gestión del IVA en la Unión Europea y que contiene una nueva definición de factura electrónica con un formato estructurado que será el estándar europeo y será obligatorio, entre otras, en las operaciones intracomunitarias a partir de julio del 2030.
España está en proceso de adaptar su normativa nacional para armonizarla con la europea por lo que se espera que en los próximos meses se complete el desarrollo normativo.
Aunque las fechas exactas dependen de la publicación en el BOE, como hemos comentado antes, los borradores y la doctrina coinciden en que, una vez publicado, la obligación será:
Quién debe adaptarse y cuándo
La obligación B2B (emisión/recepción) llegará conforme el RD pendiente: 24 meses para empresas que facturen menos de 8 M€ y 36 meses para autónomos, tras su publicación.
Mismas obligaciones técnicas. Para B2B su obligación entrará a los 12 meses del RD (cuando se publique oficialmente).
Resumen:
A tener en consideración, aunque la entrada en vigor sea a los 2 años para las facturas emitidas, puede que reciban alguna factura electrónica de empresas o profesionales con una facturación superior a 8M de euros, por lo que también es recomendable agilizar los cambios informáticos para poder registrar las facturas recibidas correctamente.
Todas las empresas van a tener que enviar una copia fiel, bien a través de un repositorio público para las facturas o de una herramienta homologada que cumpla con las funcionalidades.
En la plataforma pública se van a poder subir las facturas recibidas y para su emisión se dispondrá de un formulario/web services. Por el momento no se ha especificado que esta plataforma pueda integrarse con los sistemas ERP de las empresas. Y el formato con el que trabajará será el UBL.
Por otro lado, en las plataformas privadas se va a permitir el uso de 4 formatos:
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