Independientemente del tipo de actividad que desempeñe una empresa, siempre es preciso que alguien se encargue de las tareas propias de la gestión de recursos humanos. En empresas pequeñas tal vez sea el propio gerente o alguien de su confianza. Pero es muy aconsejable tomar muy en serio este departamento, con el mismo peso que otros como comercial o financiero, por la importancia que tiene en el desarrollo futuro del negocio.
No está de más recordar que desde RRHH se gestionan actividades que afectan directamente al progreso del negocio: selección y formación de personal, promociones internas, provisión de medios necesarios para realizar los trabajos y protegerse, obtención de resultados por parte de las personas, procesos de innovación o mejoras internas, etc.
Repetimos, las funciones que desempeña todo departamento de Recursos Humanos son muy importantes para la empresa, tanto si se encuentra en una fase de expansión como de recesión. En ambos casos, se debe intensificar el esfuerzo en facetas que, en una situación normal, ya generan mucha carga de trabajo.
A continuación describimos, de manera sencilla como queremos que sea nuestra tónica habitual, alguna de las funciones habituales asociadas a este departamento:
Algunas funciones organizativas muy importantes de RRHH son planificar horarios, puestos de trabajo, definir funciones y responsabilidad, prever posibles necesidades de aumento de plantilla, entre otros.
También hay que realizar un seguimiento continuo para que la empresa esté preparada para cualquier cambio como, por ejemplo, una adquisición o un crecimiento inesperado.
Es muy frecuente también que el departamento de recursos humanos colabore en el diseño del modelo organizativo y en la plasmación de un organigrama concreto, con las relaciones jerárquicas y funcionales precisas dentro de la empresa.
La correcta selección de personal es tan importante que puede llegar a definir el éxito de un negocio. Hay que tener claro el tipo de perfil que se busca, a qué aptitudes se les va a dar más importancia, la remuneración y el tipo de contrato, entre otros detalles.
Se pueden dar casos muy comunes como la necesidad de ampliar plantilla por la concesión de algún contrato que implique la necesidad de contar con más empleados. En casos como este, el departamento debe estar preparado para la nueva carga de trabajo. Una opción es complementar el equipo del departamento haciendo uso del Outsourcing (HRO) o del Interim Management.
La gestión de los puestos de trabajo también puede requerir promoción interna de algunos empleados. Cuando un empleado se va de la empresa o es despedido y estaba cubriendo un puesto de responsabilidad o con personal a su cargo, se suele promocionar a empleados de confianza. Y la contratación externa se usa para cubrir el puesto vacante después de la promoción. Todo este proceso requiere más trabajo que una simple contratación.
El control del desempeño es una actividad delicada que requiere ser atendida por el departamento de Recursos Humanos. Se cuantifica y analiza el absentismo laboral, las horas extra, las jubilaciones y otros desajustes habituales.
Se analiza también como realiza cada persona su puesto de trabajo, en que aspectos destaca y cuáles deben ser reforzados o corregidos.
Contratos, nóminas, bajas, altas, incapacidades temporales, incapacidades permanentes, vacaciones, etc.
Normalmente, suele recaer en el departamento la gestión de trámites administrativos que implican a trabajadores y empresa. Se trata de una labor poco agradecida y compleja, que requiere un profundo conocimiento actualizado de la normativa en materia laboral y de seguridad social.
La relación con la RLT (Representación Laboral de los Trabajadores) se mantiene habitualmente por la persona que lleve los aspectos de recursos humanos en la empresa. A medida que las compañías van teniendo mayor tamaño suele ser más compleja, desbordando en ocasiones la capacidad del propio fundador, del gerente o de la dirección general. En esta área es vital, a partir de cierto tamaño, dispone de profesionales cualificados, con un buen conocimiento de las relaciones laborales y excelente capacidad negociadora y de influencia positiva.
No es infrecuente qué, en ocasiones, sea necesario acudir a los Juzgados de lo Social o articular procedimientos complejos como expedientes de regulación de empleo, elecciones sindicales, negociación de cuestiones relacionadas con el convenio colectivo, etc.
Para conseguir el progreso de la empresa y su adaptación a los cambios, es necesario que todos los empleados (incluso directivos) se formen de forma continua. La formación también ayuda a que los empleados se especialicen y desempeñen mejor sus funciones. Recursos Humanos se suele preocupar de esta cuestión de manera permanente, en contacto directo con las áreas de negocio, para articular un buen plan anual orientado a los proyectos futuros de la organización, la eficacia en los puestos de trabajo y la motivación de los profesionales de la empresa.
El ámbito de prevención de riesgos laborales ha adquirido cada vez más importancia, y suele ser gestionado también por el departamento de RRHH. Se analizan las condiciones de trabajo y los riesgos implicados, y se implementan medidas preventivas para mantener la seguridad y la salud de todos los trabajadores. En este sentido, es importante destacar las responsabilidades penales existentes.
Normalmente, en las pequeñas compañías, se trabaja con un Servicio de Prevención ajeno. Aun así, por experiencia sabemos que es fundamental hacer un seguimiento del servicio que realicen los técnicos de prevención y asegurarse que se está cumpliendo la legalidad vigente.
A estas alturas, ya no es discutible la relevancia que ha adquirido este departamento a lo largo de los años, y la necesidad de externalizar este departamento en numerosas ocasiones, cuando las organizaciones empiezan a tener cierto tamaño y necesitan de profesionales que se ocupen de diversas cuestiones relacionadas con la consecución de la buena gestión, compromiso, esfuerzo, motivación y resultados de las personas que trabajan en ellas.
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