Cuando se envía un informe de gastos debemos estar seguros que los gastos reclamados son reales y se alinean con la política de la compañía. El fraude puede costar a las empresas el 5% de los ingresos totales. No obstante, la mayoría de fallos son errores humanos, ya sean errores en los importes o malentendidos de políticas, todos suman a la pérdida de dinero.
Entonces, ¿cuál es la mejor manera de controlarlo si tu organización no puede dedicarle tiempo a revisar los informes de gastos detalladamente o no posee los recursos necesarios?
SAP Concur te garantiza auditorías de gastos precisas sin exigir más trabajo a tus empleados con los Servicios de Auditoría o SAP Concur Detect.
El Servicio de Auditoría de SAP Concur ofrece un equipo de auditores globales que te ayudará a tener la situación bajo control y aumentar el ahorro
SAP Concur Audit funciona junto SAP Concur Expense y su funcionalidad es verificar los informes de gastos y tickets de tu empresa en cualquiera de los más de 27 idiomas en que se encuentra disponible SAP Concur. Con el servicio de auditoría de recibos se busca la coincidencia con el gasto asociado, incluyendo fecha, importe, tipo de gasto y proveedor. Además, el servicio de auditoría ayuda a satisfacer las normativas fiscales, verificando que se proporciona la documentación adecuada para la recuperación y que los valores de los impuestos coinciden con el recibo adjunto.
Asimismo, el equipo de auditores también puede resolver las excepciones e incumplimientos de política directamente con los empleados y proporcionar apoyo diario al equipo de administradores, donde además se analizarán las tendencias identificadas para tomar las medidas necesarias.
El servicio ofrece también flexibilidad para que se puedan fomentar reglas específicas para diferentes grupos de empleados y realizar requisitos de auditorías específicos, como, por ejemplo; definir para auditar sólo un porcentaje aleatorio de los informes, grupo selecto de personas o definir condiciones especiales de auditoria. Para una mejor perspectiva, recomendamos auditar el 100%.
Y para simplificar aún más el proceso y auditar automáticamente el 100% de los informes: SAP Concur Detect
SAP Concur Detect by AppZEn va más allá de un servicio de auditoría, ya que utiliza la inteligencia artificial y machine learning, entre otras tecnologías, para analizar los informes de gastos en busca de errores o violaciones de políticas más fácilmente que un auditor humano. Para garantizar la precisión de los gastos y recibos se hacen referencias cruzadas con bases de datos públicas y privadas para asegurarse que todo es correcto antes de que tenga lugar el reembolso. Además, gracias a la integración con SAP Concur Expense, el análisis se realiza en tiempo real para ahorrar tiempo y ganar confianza a la hora de rembolsar los gastos. Tan sólo aquellos informes etiquetados como riesgo alto serán redirigidos al equipo de administradores.
En el último año, SAP Concur Detect ha identificado 31% gastos como no permitidos o personales como alcohol, ropa etc., 28% tickets no válidos, 13% gastos duplicados reclamados al mismo tiempo como tarjeta personal y tarjeta corporativa, 8% comercios no autorizados como casinos y 7% servicios adicionales no permitidos como servicio minibar.
¿Qué es mejor identificar a aquellos empleados “malhechores” o que las empresas pierdan dinero? En todas las empresas las auditorías son esenciales, pero para obtener un resultado, han de ser eficientes. ¡Externaliza el control de los gastos y notarás un alivio de presión en tu empresa y una mejora en el cumplimiento de políticas!
Emma Garcia
Responsable de Producto SAP CONCUR
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