Archivos de expedientes personales en RR.HH - Consultoría & Consultores

Los expedientes de personal poseen documentos que reflejan la vida administrativa de los empleados de una organización, producto del desempeño de sus funciones y actividades, así como las relativas a su situación familiar y personal. El expediente debe tener una estructura lógica, coherente y cronológica. Así mismo, debe ser ordenado de acuerdo a los procedimientos administrativos, los reglamentos y los criterios que se hayan establecido.

Se realizará del siguiente modo:

La ordenación e identificación será alfabética por apellidos y nombre de la persona.
La ordenación interna será cronológica
División general de los expedientes de acuerdo a su situación laboral: activo, jubilado y transferido.

Las tecnologías digitales nos ofrecen la oportunidad de preservar el original proporcionando acceso al sustituto digital, separando el medio físico de la gestión diaria y la consulta. Esta realidad proporciona a la organización una serie de importantes beneficios centrados fundamentalmente en los cambios que se producen sobre los procesos de consulta y manipulación de los documentos, sin olvidar las importantes mejoras en la seguridad de los documentos. Podemos enumerar los siguientes:

Facilita el acceso, mejorando la eficiencia en la consulta de documentos y expedientes.
Permite consultas simultáneas de los documentos digitales por una gran cantidad de usuarios.
Permite la utilización de las imágenes digitales en sistemas y aplicaciones diversas o bases de datos
Disminuye el uso de papel e impresiones
Aumenta la productividad del personal, disminuyendo las tareas y el personal dedicado a archivar y buscar información
Disminuye en mantenimiento de archivos físicos.
Proporciona mayores niveles de seguridad en los archivos, previniendo pérdidas y malos usos
Mejora el uso de la información.
Como parte del tratamiento de los expedientes, se procederá a su digitalización e indexación de sus documentos. Estas tareas se llevarán a cabo sobre la plataforma de gestión, que nos permite una parametrización y tratamiento óptimo al contar con las siguientes funcionalidades:
Separación avanzada de documentos y de lotes
Automatización y control del flujo de trabajo de administración del contenido
Distribución de documentos y lotes en carpetas lógicas y adjudicación automática de nombre de archivo
Corrección automática de la orientación de página: garantía de una captura correcta de las imágenes, ofreciendo la mejor representación del documento original
Herramientas de post-procesamiento: completan las tareas más comunes, como la inserción de imágenes, rotación manual, procesamiento de imágenes en lotes o reordenación de páginas, sin necesidad de volver a digitalizar
Envío de imágenes y datos a múltiples destinos, permitiendo el uso de configuraciones completamente personalizables para cada uno de los destinos
Capacidades de visualización que permiten ver todos los detalles a través del desplazamiento y zoom y permiten eliminar las zonas recargadas de las imágenes aislando datos importantes de las áreas correspondientes a las imágenes digitalizadas

El archivo PDF incluye toda la información necesaria para imprimir correctamente el documento o expediente, ya que los equipos de impresión más recientes están diseñados para trabajar con archivos PDF con la máxima eficiencia. Además se cuenta con herramientas de software que permiten la edición y manipulación de los archivosLa elección de PDF como formato de salida permite garantizar el mantenimiento del acceso a largo plazo. El formato PDF proporciona una manera sencilla de almacenar y editar documentos impresos. Los usuarios pueden imprimir y visualizar en pantalla fácilmente documentos y expedientes convertidos en archivos PDF en diversos equipos y sistemas operativos, independientemente del programa utilizado para crear el archivo. También facilita también la distribución de documentos a través de diversos medios.

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