El calendario de implantación del Pasaporte Digital de Producto (DPP) puede dar la impresión de que las empresas todavía disponen de varios años para adaptarse. Sin embargo, preparar un DPP no consiste únicamente en generar un documento cuando se comercializa un producto. Requiere desarrollar una estructura de datos, coordinarse con proveedores, tomar decisiones sobre arquitectura tecnológica, establecer sistemas de autenticación y preparar la integración con el Registro Central de la Comisión Europea.
Las directrices CWA 18186:2025, publicadas por el CEN en mayo de 2025, recogen quince decisiones de diseño que deben resolverse antes de que un sistema DPP pueda estar plenamente operativo. Por ello, la preparación puede requerir meses e incluso años, especialmente en organizaciones con cadenas de suministro complejas.
Este proceso exige anticipación y planificación. Conocer las principales decisiones, establecer responsabilidades y analizar con tiempo la infraestructura necesaria puede facilitar considerablemente la adaptación de las empresas a los nuevos requisitos.
La CWA 18186:2025 es un conjunto de directrices del CEN (CEN Workshop Agreement) publicado el 5 de mayo de 2025. Su finalidad es proporcionar orientación práctica para el diseño y la implantación de Pasaportes Digitales de Producto.
Se trata de una referencia técnica relevante para aquellas organizaciones que necesitan comenzar a definir cómo gestionarán el DPP y qué decisiones deberán abordar antes de poner en marcha el sistema.
El sistema de gestión del Pasaporte Digital de Producto es la infraestructura tecnológica encargada de alojar la información, administrar los diferentes derechos de acceso, proporcionar un portal de consulta en línea y establecer la conexión necesaria con el Registro Central de la Comisión Europea.
Este sistema puede desarrollarse internamente, contratarse a un proveedor especializado o configurarse mediante un modelo híbrido.
La CWA 18186:2025 utiliza el concepto de DPP designer para identificar a la persona responsable de tomar las decisiones relacionadas con la implantación tecnológica del Pasaporte Digital de Producto o de preparar los requisitos necesarios para encargar su desarrollo a un proveedor externo.
No tiene por qué tratarse exclusivamente de un perfil informático. Su función consiste en coordinar qué información debe recopilarse, cómo se administrarán esos datos durante el ciclo de vida del producto, qué participantes de la cadena de suministro tendrán que proporcionarlos y qué infraestructura tecnológica será necesaria.
Cada organización puede denominar este puesto de manera diferente, como DPP manager, responsable del DPP o cualquier otra denominación equivalente. Lo importante es que exista una persona o equipo con responsabilidades claramente definidas.
En una pequeña empresa, estas funciones pueden asumirlas los responsables de calidad o IT. En organizaciones medianas o grandes puede ser necesario crear un equipo transversal formado por profesionales de operaciones, tecnología, legal y sostenibilidad.
Por tanto, una de las primeras decisiones para preparar el DPP consiste en determinar quién será responsable de diseñar y coordinar su implantación.
Una de las decisiones con mayor repercusión sobre la arquitectura del DPP es determinar su nivel de granularidad.
Un DPP a nivel de modelo permite que todos los productos pertenecientes a una misma serie compartan pasaporte. Un DPP por lote proporciona un mayor grado de trazabilidad entre los diferentes participantes de una relación B2B. Finalmente, un DPP a nivel de artículo asigna un identificador individual a cada unidad física.
Este último modelo permite registrar acontecimientos producidos durante el ciclo de vida del producto, como reparaciones, reacondicionamientos o cambios de estado.
El nivel obligatorio dependerá del acto delegado correspondiente a cada grupo de productos. No obstante, una empresa puede plantearse una implantación más detallada si considera que puede aportar valor adicional, teniendo en cuenta que ello también incrementará la complejidad y los costes.
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